Introduzione al cliente
Fondata nell’ottobre del 1950, Hainan Construction Group è un’importante impresa statale del governo provinciale di Hainan. Attualmente ha un patrimonio di 11 miliardi di yuan, un valore di produzione annuo superiore a 30 miliardi di yuan e un totale di 6.530 dipendenti, più della metà dei quali sono professionisti e personale tecnico. Conta 30 entità giuridiche indipendenti, tra cui una società di appalto generale di Classe A per l’edilizia, nove società di appalto generale di Classe A per l’edilizia residenziale e l’ingegneria municipale, una società di progettazione di Classe A nel settore e la prima impresa di produzione di edifici prefabbricati della provincia. Il gruppo attualmente opera in tre settori principali: edilizia, industrializzazione edilizia e sviluppo immobiliare, e tre settori ausiliari: investimenti azionari di progetto, gestione patrimoniale e settore tecnologico.
Contesto del progetto
In quanto impresa edile su larga scala e completa, l’attività del Hainan Construction Group copre diversi settori, tra cui l’ingegneria edile, lo sviluppo immobiliare e gli investimenti. Con molteplici livelli organizzativi e un’ampia distribuzione di filiali, le sue operazioni e la sua gestione quotidiana sono estremamente complesse. Nel suo sviluppo, il Gruppo si trova ad affrontare numerose sfide gestionali: processi d’ufficio frammentati, con conseguente scarsa efficienza nella circolazione dei documenti, nella gestione delle riunioni e nella collaborazione interdipartimentale; carenze informatiche nella gestione delle risorse umane, informazioni incoerenti sul personale, mancanza di supporto sistematico per il reclutamento, la formazione e la valutazione delle prestazioni, e difficoltà nel coordinamento e nell’allocazione dei talenti; metodi tradizionali di controllo dei progetti, carenze nella raccolta dei dati su avanzamento, costi, qualità e sicurezza, e mancanza di monitoraggio in tempo reale e di una guida efficace dalla sede centrale nei cantieri; e molteplici sistemi eterogenei sviluppati in modo indipendente (come finanza, stima dei costi e produzione) in vari segmenti di business, con standard di dati incoerenti e difficoltà di interoperabilità, che formano “silos informativi” che limitano gravemente la gestione integrata e le capacità decisionali scientifiche del Gruppo. Per migliorare l’efficienza gestionale, rafforzare il controllo dei rischi e promuovere uno sviluppo di alta qualità, il Hainan Construction Group ha urgente bisogno di creare una piattaforma operativa collaborativa digitale unificata per integrare le attività principali quali ufficio, risorse umane e progetti, connettere sistemi diversi ed eterogenei, ottenere la fusione dei dati, la collaborazione dei processi e una gestione intensiva delle risorse, e supportare pienamente la trasformazione strategica e il perfezionamento delle operazioni del Gruppo.
Punti deboli del cliente
- Numerosi sistemi aziendali non dispongono di un punto di accesso unificato: poiché ogni sistema esiste in modo indipendente, il personale interessato deve accedere a più sistemi separatamente per visualizzare i dati, con un impatto negativo sull’efficienza operativa.
- Collaborazione e condivisione dei dati inefficaci tra livelli organizzativi e reparti: la mancanza di strumenti efficienti per il flusso di informazioni tra i reparti si traduce in una condivisione dei dati inefficace, in una scarsa efficienza nella comunicazione e nella collaborazione interna ed esterna e in un impatto negativo sull’efficienza lavorativa.
- Elaborazione dei documenti macchinosa e scarsa tempestività: in termini di elaborazione dei documenti, si verificano problemi quali l’elevato volume di documenti, lunghi cicli di elaborazione, scarsa efficienza di approvazione e costi di gestione elevati.
Architettura della soluzione
Applicazione dettagliata della soluzione
- Portale unificato
Sfruttando le funzionalità del portale unificato di COP, più sistemi applicativi vengono integrati sul lato applicazione tramite Single Sign-On e integrazione delle attività, centralizzando in modo efficace le risorse informative di ciascun sistema applicativo e fornendo agli utenti front-end un account e un punto di accesso unificati, il che migliora notevolmente l’efficienza operativa complessiva del gruppo.
- Gestione dei processi
È stato implementato un sistema di gestione dei processi digitali che copre l’intera organizzazione e tutti i processi del Hainan Construction Group, supportando pienamente il funzionamento standardizzato ed efficiente di diverse attività, come l’elaborazione aziendale, la gestione operativa e il lavoro amministrativo. Il sistema è preconfigurato e configurabile in modo flessibile e comprende decine di processi chiave, tra cui l’approvazione dei progetti, la gestione dei contratti, i rimborsi per gli acquisti, i cambi di personale e la circolazione dei documenti. Consolida i vari sistemi di gestione del Gruppo in processi online standardizzati, realizzando “processi sistematici, processi basati su moduli e moduli elettronici”. Attraverso un motore di processo unificato, garantisce la tracciabilità di tutte le operazioni, la verificabilità dei processi e la definizione chiara delle responsabilità, migliorando efficacemente la conformità e l’efficienza esecutiva. La piattaforma supporta la piena partecipazione: i dipendenti di tutti i livelli possono avviare, approvare e monitorare comodamente l’avanzamento dei processi tramite PC o dispositivi mobili, ottenendo un’efficiente collaborazione interdipartimentale e interlivello. Allo stesso tempo, il sistema fornisce funzioni quali monitoraggio dei processi, avvisi di timeout e analisi statistica, aiutando i manager a ottimizzare costantemente la progettazione dei processi, eliminare i colli di bottiglia e promuovere le operazioni del Gruppo verso standardizzazione, trasparenza e intelligenza.
- Gestione delle risorse umane
Basandosi sui diversi scenari aziendali e sulle caratteristiche gestionali della sede centrale e delle filiali di Hainan Construction Group a tutti i livelli, viene fornita una soluzione di gestione delle risorse umane altamente configurabile per soddisfare in modo completo le complesse esigenze gestionali di diverse strutture organizzative, tipologie di impiego e sistemi retributivi. Il sistema supporta la definizione flessibile di processi HR, livelli di mansione, modelli contrattuali e regole di presenza, coprendo l’intero ciclo di vita dei dipendenti, dall’inserimento, ai trasferimenti, ai permessi fino alle dimissioni. Considerando le caratteristiche del settore edile – progetti distribuiti, diverse forme di impiego (dipendenti a tempo indeterminato, distacco di manodopera, lavoratori temporanei, ecc.) e complesse strutture retributive (inclusi bonus di progetto, sussidi, contributi previdenziali e previdenziali interregionali e detrazioni speciali per l’imposta sul reddito delle persone fisiche), il sistema integra un potente motore integrato per il calcolo delle buste paga e delle imposte. Consente schemi di retribuzione e regole fiscali personalizzati, supporta il funzionamento parallelo di più sistemi di elaborazione paghe, collega automaticamente i dati di presenza e performance, completa accuratamente i calcoli mensili delle paghe, le dichiarazioni dei contributi previdenziali e dei fondi di previdenza per l’alloggio, nonché le ritenute e i pagamenti dell’imposta sul reddito delle persone fisiche, e genera report conformi. Combinando il controllo unificato presso la sede centrale con configurazioni differenziate presso le unità subordinate, il sistema garantisce sia la standardizzazione che il controllo centralizzato della gestione delle risorse umane del gruppo, tenendo conto anche dell’effettiva flessibilità operativa di ciascuna filiale, migliorando significativamente l’efficienza dei processi aziendali delle risorse umane e l’accuratezza dei calcoli delle paghe e delle imposte.
- gestione del progetto
Combinando le caratteristiche dei lunghi cicli di progetto, dei numerosi partecipanti e della gestione complessa del settore edile, è stato creato un sistema di gestione digitale che copre l’intero ciclo di vita del progetto per realizzare un raffinato ciclo di gestione chiuso di “prove a priori, pieno controllo durante il processo e tracciabilità a posteriori”. Durante la fase di avvio del progetto, il sistema supporta l’approvazione del progetto, la definizione degli obiettivi, la preparazione del budget e la pianificazione, garantendo un’implementazione sistematica e ordinata. Durante l’implementazione, elementi chiave come avanzamento, costi, qualità, sicurezza, contratti, materiali e manodopera vengono monitorati online in tempo reale, con avvisi automatici per le principali milestone. Il sistema supporta la raccolta dati in mobilità e l’elaborazione collaborativa multi-parte, garantendo un avanzamento del progetto efficiente e pianificato. Al termine del progetto, il sistema raccoglie automaticamente tutti i documenti di processo, i registri delle modifiche, i dati di accettazione e i dati di liquidazione finale, creando un archivio digitale completo che supporta l’analisi multidimensionale post-progetto e la valutazione delle prestazioni. Attraverso processi standardizzati e strumenti di gestione visiva, il sistema migliora in modo completo la trasparenza nell’esecuzione del progetto, le capacità di controllo del rischio e la standardizzazione della gestione, aiutando le aziende a passare da una gestione estensiva a una gestione snella.
Valore di trasformazione
Grazie alla creazione di una piattaforma operativa collaborativa integrata, Hainan Construction Group ha raggiunto una profonda integrazione di “portale unificato, processi unificati, business unificato, analisi dei dati e supporto decisionale”, liberando appieno il valore della gestione digitale. Il portale unificato integra diversi punti di accesso alle applicazioni, migliorando l’esperienza utente e l’efficienza di accesso; i processi unificati semplificano le catene di collaborazione interlivello e interdipartimentale, promuovendo l’implementazione online e l’esecuzione efficiente delle policy; gli standard aziendali unificati standardizzano le aree di gestione principali come risorse umane, progetti e finanza, ottenendo un controllo integrato delle operazioni aziendali all’interno del gruppo e delle sue filiali; basato sulle capacità analitiche dell’aggregazione di dati full-domain, consente approfondimenti dinamici su aspetti multidimensionali come indicatori operativi, avanzamento dei progetti e risorse umane; in definitiva, fornisce al management un supporto decisionale accurato e in tempo reale, guidando la trasformazione dell’azienda da un modello basato sull’esperienza a uno basato sui dati. Nel complesso, ciò ha migliorato significativamente l’efficienza della collaborazione organizzativa, ha raffinato il livello di gestione e le capacità decisionali strategiche, gettando solide basi digitali per uno sviluppo aziendale di alta qualità.