Introduzione del cliente
Hainan Expressway Co., Ltd. è stata fondata il 17 agosto 1993 ed è un’impresa di proprietà statale della provincia di Hainan. Ha 14 unità subordinate e circa 350 dipendenti. L’azienda si occupa anche di sviluppo e costruzione immobiliare, con filiali come Hainan Expressway Real Estate Development Co., Ltd., Hainan Expressway Engineering Construction Group Co., Ltd., Hainan Expressway Advertising Co., Ltd., Hainan Expressway Cultural, Sports and Tourism Industry Investment Co., Ltd., Hainan Jinyinda Property Services Co., Ltd., Hainan Jinyinda Grand Hotel Co., Ltd., e Qionghai Jinyinda Grand Hotel Co., Ltd.
Contesto del progetto
Sin dalla sua fondazione, Hainan Expressway ha partecipato attivamente alla costruzione di importanti infrastrutture nazionali, come l’autostrada della costa orientale di Hainan, contribuendo in modo significativo allo sviluppo dell’isola. Nel tempo l’azienda si è progressivamente evoluta in una società quotata con tre principali aree di attività: costruzione stradale, sviluppo immobiliare e servizi alberghieri. Negli ultimi anni, Hainan Expressway ha accelerato il proprio processo di trasformazione strategica, uscendo completamente dal settore della costruzione e manutenzione autostradale e definendo una nuova direzione di sviluppo industriale basata su “servizi finanziari + immobiliare + sport e salute”, con investimenti diversificati e coordinati. L’obiettivo è costruire un gruppo di investimento professionale orientato al mercato nel contesto del Porto Franco di Hainan.
Per supportare questa trasformazione aziendale, il gruppo sta sviluppando una piattaforma integrata di gestione e collaborazione operativa per realizzare il controllo digitale delle attività. La piattaforma romperà le barriere organizzative e quelle tra sistemi informativi, integrando risorse chiave come persone, finanza, beni e attività, e consentendo collaborazione dei processi, integrazione dei dati e coordinamento delle operazioni tra diversi livelli organizzativi, dipartimenti e linee di business. In questo modo verranno promossi la standardizzazione della gestione, la digitalizzazione delle decisioni e l’intelligenza operativa.
Attraverso la costruzione di un sistema di governance digitale centralizzato e visualizzato, il gruppo potrà migliorare in modo significativo la capacità di collaborazione organizzativa, il livello di controllo dei rischi e l’efficienza delle decisioni basate sui dati, fornendo un solido supporto digitale alla trasformazione strategica, al miglioramento della qualità e dell’efficienza e allo sviluppo sostenibile dell’impresa.
Punti dolenti del cliente
- Ufficio senza carta: accelerare la circolazione dei documenti ufficiali, realizzare il lavoro senza carta, la visualizzazione online dei documenti e il controllo del download e della stampa dei file.
- Gestione delle attività chiave: supervisione e monitoraggio online dell’intero processo delle attività principali.
- Controllo legale e di conformità: gestione online dei contratti del gruppo e delle sue filiali, approvazione delle questioni legali e gestione dei registri.
- Isolamento dei dati tra più sistemi: unificazione delle informazioni, dei report dei dati e del portale di autenticazione e accesso, integrazione di sistemi eterogenei ed eliminazione delle isole informative.
Architettura della soluzione
Applicazione dettagliata della soluzione
- Portale unificato: integrazione rapida di tutti i sottosistemi aziendali, con pagine di accesso personalizzate in base alle esigenze dei diversi ruoli lavorativi. Le attività da svolgere vengono visualizzate in un’unica finestra e i dirigenti possono accedere con un solo clic ai vari sistemi aziendali per consultare e approvare le pratiche.
- Gestione dei contratti: basata sui dati dell’archivio contrattuale, consente la gestione dell’intero ciclo di vita del contratto, dalla firma all’esecuzione fino alla conclusione. Permette la gestione unificata dei flussi di approvazione tra filiali e gruppo, integrando le attività operative con la gestione contrattuale e riducendo i rischi legati alla redazione e all’adempimento dei contratti.
- Gestione degli affari legali: con l’approvazione legale come elemento centrale, garantisce che contratti online, avvio di progetti e altre attività aziendali siano conformi alle normative, riducendo i rischi legali per l’impresa.
- Gestione degli investimenti: il sistema offre una gestione digitale completa dei piani di investimento del gruppo e delle filiali, coprendo l’intero ciclo dal lancio del progetto alla pianificazione, approvazione, monitoraggio dell’esecuzione e analisi statistica. Il gruppo può definire il piano annuale di investimento, stabilendo direzione strategica, budget e progetti prioritari; le filiali compilano online i propri piani di investimento, specificando contenuti del progetto, fabbisogno finanziario e tempi di attuazione, garantendo trasparenza e allineamento tra i vari livelli. Il sistema supporta l’approvazione multilivello online e, grazie a standard di dati unificati, raccoglie e integra i dati di investimento delle diverse unità, permettendo una supervisione visualizzata sia comparativa tra unità sia analizzabile in profondità. Durante l’esecuzione, il sistema monitora in tempo reale l’avanzamento dei progetti e l’utilizzo dei fondi, attivando avvisi automatici in caso di deviazioni e supportando la direzione nell’adattamento delle strategie. La piattaforma genera inoltre report sull’esecuzione dei piani di investimento, fornendo basi dati precise per la valutazione degli investimenti futuri, l’ottimizzazione dell’allocazione delle risorse e l’adeguamento strategico, migliorando la capacità di controllo complessivo e l’efficienza delle operazioni di capitale del gruppo.
- Supervisione e controllo delle attività: centrata sulle singole attività e supportata dai flussi di processo per migliorare l’efficienza. Include funzioni come avvio delle attività, esecuzione, feedback sullo stato di avanzamento, solleciti, notifiche di supervisione, avvisi di ritardo e valutazione finale, realizzando una gestione completa dell’intero ciclo delle attività di monitoraggio.
Valore della trasformazione
L’azienda ha realizzato pienamente un aggiornamento digitale basato sul modello delle “quattro unificazioni e un sistema intelligente”: attraverso un portale unificato sono stati integrati gli accessi alle applicazioni, migliorando l’esperienza utente e l’efficienza di accesso; mediante processi unificati sono state standardizzate le approvazioni e la collaborazione tra diverse organizzazioni, rafforzando la capacità di esecuzione; grazie a standard operativi unificati sono stati collegati i principali processi aziendali, permettendo una gestione integrata tra il gruppo e le sue filiali; tramite un’integrazione unificata sono state eliminate le barriere tra sistemi, favorendo l’interconnessione e la condivisione dei dati; infine è stato creato un ambiente di lavoro intelligente che rende la gestione dei documenti più automatizzata, la collaborazione nelle attività più mobile e l’analisi decisionale più visuale. Nel complesso, la piattaforma ha migliorato in modo significativo l’efficienza della collaborazione organizzativa, la standardizzazione della gestione e il livello di intelligenza operativa, fornendo un forte impulso digitale allo sviluppo di alta qualità dell’impresa.