Introduzione del cliente
Hainan West Central Hospital ha una storia di 131 anni di sviluppo. La sua origine risale all’ospedale del Vangelo di Nàdà fondato nel 1890 dalla Chiesa Cristiana Americana, che nel 1951 è stato rinominato in Ospedale della Salute Popolare di Danzhou. Nel 1993, con il cambiamento di Danzhou da contea a città, il nome è stato cambiato in Ospedale Popolare di Danzhou. Nel 2008, il governo provinciale ha deciso di costruire un centro medico regionale in ogni direzione di Hainan; nel 2009, l’Ospedale Popolare di Danzhou è stato trasformato nel Hainan West Central Hospital.
Il complesso ospedaliero occupa una superficie di circa 240,6 acri, con una superficie costruita di circa 208.000 m². L’ospedale ha una capacità di 1.600 posti letto e la costruzione è suddivisa in tre fasi. Le prime due fasi sono già in funzione, mentre la terza fase è stata completata il 25 dicembre 2021 e sarà messa in funzione complessivamente nel 2022. L’ospedale attualmente impiega 1.417 persone, di cui 1.209 sono tecnici sanitari, pari all’85% del personale totale. L’ospedale ha 141 membri con qualifiche di alto livello e 81 laureati (il 6%, di cui 22 dottori e 59 master).
Contesto del progetto
Con il continuo miglioramento del sistema di servizi sanitari e l’aumento della complessità della gestione ospedaliera, l’Hainan West Hospital si trova ad affrontare molteplici sfide nel processo di gestione. Per quanto riguarda la gestione del personale, le informazioni sono disperse, la gestione delle posizioni non è standardizzata, i processi di reclutamento e formazione sono lenti, portando a un’efficienza bassa nella distribuzione delle risorse umane; la gestione delle prestazioni dipende dalle statistiche manuali, con standard di valutazione non uniformi, cicli di calcolo lunghi e scarsa trasparenza, rendendo difficile motivare efficacemente i dipendenti; la gestione del budget manca di metodi raffinati, con una disconnessione tra la pianificazione e l’esecuzione, un controllo dei costi debole che influisce sull’ottimizzazione delle risorse; inoltre, l’efficienza della collaborazione tra i dipartimenti all’interno dell’ospedale è bassa, con un lento flusso di documenti e una comunicazione inefficace, creando fenomeni di ‘isole di informazioni’ che influenzano l’efficienza complessiva delle operazioni. Per affrontare queste problematiche e migliorare il livello di gestione moderna dell’ospedale, è urgente implementare un aggiornamento della gestione attraverso soluzioni digitali. La costruzione di una piattaforma di gestione digitale integrata che copra il personale, le prestazioni, il budget e la collaborazione tra uffici, collegando i processi aziendali e le linee di dati, per promuovere la standardizzazione della gestione, la digitalizzazione delle decisioni e l’efficienza della collaborazione, è diventata una necessità urgente per l’Hainan West Hospital per ottenere operazioni raffinate, migliorare la qualità del servizio e garantire uno sviluppo sostenibile.
Punti dolenti del cliente
- Gestione del personale complicata
- Valutazione delle prestazioni complessa
- Spese superiori al budget
- Bassa efficienza nel lavoro offline
Architettura della soluzione
Applicazione dettagliata della soluzione
- Collaborazione tra uffici: Attraverso la costruzione di una piattaforma unificata di approvazione digitale, tutti i tipi di documenti di approvazione amministrativa e aziendale (come congedo, rimborso spese, acquisti, manutenzione delle attrezzature, approvazione dei contratti, ecc.) vengono trattati in modalità online e standardizzata. Il flusso di approvazione può essere configurato in modo flessibile, coinvolgendo tutti i dipartimenti dell’ospedale e abbattendo le barriere informative, supportando operazioni sincronizzate tra PC e dispositivi mobili, permettendo la presentazione, approvazione e tracciamento da qualsiasi luogo in qualsiasi momento. Il sistema invia automaticamente promemoria per le attività in sospeso, supporta scenari complessi come la firma multilivello, l’aggiunta di firme e il trasferimento delle pratiche, riducendo notevolmente il ciclo di approvazione e aumentando l’efficienza del flusso. Grazie alla registrazione dell’intero processo, all’archiviazione elettronica e al monitoraggio visivo dei progressi, si garantisce la trasparenza, la tracciabilità e la conformità del processo di approvazione, risolvendo efficacemente i problemi di bassa efficienza nelle approvazioni cartacee, colli di bottiglia nei processi e alti costi di comunicazione, promuovendo una collaborazione efficiente e l’adozione di tecnologie intelligenti a livello ospedaliero.
- Gestione delle prestazioni: È stato costruito un sistema di gestione delle prestazioni a tutto tondo, che copre la valutazione delle prestazioni dei dipartimenti, il calcolo delle indennità per il personale e la distribuzione delle indennità per i dipartimenti. Collegando strettamente le prestazioni collettive e i contributi individuali, il sistema consente di suddividere e attuare progressivamente gli obiettivi strategici dell’ospedale. Il sistema segue il flusso a ciclo chiuso di “preparazione delle prestazioni—reporting dei dati—elaborazione dei dati—gestione delle prestazioni”: innanzitutto, il piano e gli indicatori delle prestazioni vengono redatti in modo scientifico in base agli obiettivi di sviluppo dell’ospedale; ogni dipartimento e il personale segnalano online i dati chiave come volume di lavoro, qualità e soddisfazione; il sistema raccoglie, ripulisce e elabora automaticamente i dati provenienti da più fonti, garantendo che il processo di calcolo sia obiettivo, efficiente e tracciabile; infine, i risultati delle prestazioni sono analizzati, restituiti dinamicamente e applicati visivamente, supportando la gestione interconnessa dei risultati delle prestazioni, della distribuzione delle retribuzioni e della valutazione dei migliori dipendenti. Con meccanismi di gestione digitalizzati e standardizzati, il sistema migliora completamente l’equità, la trasparenza e l’efficacia motivazionale nella valutazione delle prestazioni, promuovendo la gestione dettagliata e lo sviluppo di alta qualità dell’ospedale.
- Gestione delle risorse umane: Gestione del processo di reclutamento, gestione dell’intero ciclo del personale, creazione di un database di talenti dell’ospedale, con contratto, firma, cessazione, rinnovo e promemoria, per monitorare completamente lo stato di lavoro del personale dall’assunzione alla cessazione. Integra il congedo, i viaggi di lavoro, le ferie e altre attività per perfezionare il sistema di gestione del personale.
- Gestione del budget: In base alle esigenze di gestione informatizzata del budget annuale dell’ospedale, è stato costruito un sistema di gestione del budget utilizzando la piattaforma personalizzata CAP Zhiyuan. La piattaforma copre la pianificazione del budget, la modifica del budget, la revisione del budget, il controllo delle spese e altre fasi, gestendo digitalmente il budget, evitando che fattori umani portino a superamenti del budget, con approvazioni basate su criteri chiari e un controllo efficace delle spese, garantendo che esista un budget preventivo, un controllo durante l’esecuzione e un’analisi post-esecuzione.
- Integrazione U8: Grazie all’integrazione approfondita con il sistema contabile U8 di Yongyou, il flusso di dati tra la piattaforma di gestione dell’ospedale e il sistema di contabilità finanziaria è stato completamente integrato. I vari documenti aziendali (come acquisti, rimborsi, contratti, distribuzione delle prestazioni, ecc.) generano automaticamente un voucher contabile standard dopo l’approvazione, che viene inviato direttamente al sistema U8, evitando l’inserimento manuale e garantendo la coerenza e l’accuratezza dei dati. Allo stesso tempo, le informazioni sul budget, saldo dei conti e stato dei pagamenti nel sistema finanziario vengono sincronizzate al contrario con la piattaforma di gestione, fornendo ai dipartimenti aziendali feedback finanziari in tempo reale e una base per il controllo del budget. Grazie alla costruzione di un meccanismo di interconnessione dei dati ‘business—finanza’, è stata raggiunta una perfetta fusione tra le operazioni aziendali e la contabilità, migliorando notevolmente l’efficienza del trattamento finanziario, potenziando il controllo dei fondi e aiutando l’ospedale a evolvere verso una gestione finanziaria più dettagliata e intelligente.
Valore della trasformazione
Collaborazione tra tutti i membri, accessibile a tutti, completamente digitalizzata, riducendo il lavoro amministrativo delle risorse umane, creando le premesse per lo sviluppo professionale dei talenti; attività personalizzate, adattate alle esigenze di gestione, aiutando l’ospedale a costruire un proprio sistema HR e migliorare la capacità di gestione dei talenti. Utilizzando la tecnologia dell’informazione, costruire un sistema di gestione del budget completo che copra tutte le risorse umane, finanziarie e materiali, per ulteriormente regolare le operazioni di entrate e uscite dell’ospedale, rafforzare la vincolatività del budget, migliorare l’efficienza nell’uso dei fondi e nell’utilizzo delle risorse.