Introduzione del cliente
L’Accademia Cinese di Ricerca sulle Comunicazioni e l’Informazione (d’ora in poi chiamata ‘China Academy of Information and Communications Technology’, CAICT) è stata fondata come Istituto di Ricerca delle Comunicazioni del Ministero delle Poste e delle Telecomunicazioni (fondato nel 1957), ed è stata riorganizzata nel 1994. Attualmente è un’istituzione di ricerca sotto la direzione del Ministero dell’Industria e della Tecnologia dell’Informazione (MIIT). È la principale istituzione di supporto nel settore delle comunicazioni e dell’informazione (ICT) in Cina, nonché un punto di riferimento importante per le politiche generali del MIIT. Nel corso degli anni, CAICT ha mantenuto la sua posizione di ‘piattaforma di sviluppo dell’innovazione industriale e centro di ricerca avanzato a livello nazionale’, e il suo valore culturale centrale di ‘integrità morale, conoscenza pratica, e prosperità a lungo termine’. Ha svolto un ruolo di supporto fondamentale nella formulazione di importanti strategie, piani, politiche, standard e certificazioni nel settore, contribuendo in modo significativo alla rapida crescita dell’industria delle telecomunicazioni e all’innovazione del settore delle tecnologie dell’informazione in Cina.
Contesto del progetto
Per adattarsi meglio al ritmo dello sviluppo informatizzato dell’‘Academia Digitale di Comunicazioni e Informatica’ (Digital CAICT) e promuovere un passo unificato nella gestione delle applicazioni, il gruppo ha costruito una piattaforma di collaborazione integrata per gestire in modo centrale le operazioni e sincronizzare i vari sistemi aziendali e di gestione all’interno dell’organizzazione. Questo sistema si interconnette verso l’alto con ‘un’unica schermata’ e ‘una rete unica’, e verso il basso con tutti i sistemi aziendali e di gestione interni, per garantire un’operazione fluida e centralizzata a livello di tutta l’Accademia.
Attualmente, CAICT dispone di un sistema finanziario, un sistema delle risorse umane, una piattaforma di analisi decisionale, una piattaforma di ricerca e servizi (ogni sistema aziendale indipendente), e una piattaforma di risorse informative. L’obiettivo dell’attuale costruzione informatizzata è attraverso una piattaforma di operazioni collaborative aiutare a realizzare le cinque unificazioni del ‘Digital CAICT’:
① “Un’unica schermata” per un lavoro intelligente
Rivolto ai dipendenti dell’Accademia, integra gestione, ricerca, business, informazioni, comunicazioni e altre applicazioni in un’unica schermata, accessibile tramite Web e app mobili, migliorando l’efficienza, l’intelligenza e la proattività, e aumentando la produttività lavorativa.
② “Una rete” per i servizi esterni
Rivolto ai servizi esterni, crea un portale unificato e multi-canale, con un accesso coerente e servizi personalizzati che presentano informazioni in modo classificato per utenti di vari tipi, offrendo servizi implementati, su richiesta, online, autonomi e interattivi.
③ “Unità” di collaborazione integrata per l’intera Accademia
Gestione e supporto delle operazioni aziendali centralizzati, con la costruzione di una piattaforma collaborativa unica tra Accademia centrale, filiali e società affiliate, che si concentrano sull’innovazione e lo sviluppo aziendale evitando duplicazioni di attività.
④ “Un lago” di dati condivisi
Creazione di un “lago dei dati” unificato che consenta la condivisione dei dati di base tra tutti i sistemi informatici, garantendo l’accuratezza dei dati fondamentali in tutta l’Accademia, riducendo le duplicazioni e migliorando l’efficienza, stimolando i dipartimenti aziendali a sfruttare il valore dei dati per sviluppare attività innovative.
⑤ “Un unico punto” per la gestione delle risorse
Gestione unificata e centralizzata delle risorse, con un’infrastruttura digitale sicura e multi-cloud, che fornisce supporto IT flessibile per tutti i sistemi informatici, promuovendo la digitalizzazione degli spazi, edifici e impianti, e creando un’interazione tra l’Accademia digitale e quella fisica, evitando al massimo lo spreco di risorse IT e focalizzando la costruzione del sistema sulle applicazioni aziendali.
Punti dolenti del cliente
In precedenza, l’Accademia Cinese di Ricerca sulle Comunicazioni e l’Informazione aveva implementato un sistema OA, che veniva utilizzato solo come piattaforma di pubblicazione delle informazioni. Con lo sviluppo rapido delle operazioni aziendali e l’aumento delle esigenze di informatizzazione interna, il sistema di ufficio esistente non riusciva a supportare la gestione dei processi organizzativi, la collaborazione aziendale e non soddisfaceva nemmeno le esigenze di lavoro mobile. Più importante ancora, per risolvere il problema a lungo termine delle isole di informazioni, l’Accademia ha voluto utilizzare una piattaforma di gestione collaborativa per integrare il sistema ERP esistente, realizzando una connessione e un’unificazione tra l’approvazione dei processi e la gestione delle risorse umane, finanziarie e materiali.
Architettura della soluzione
Applicazione dettagliata della soluzione
Gestione dei contratti: Gestione standardizzata e conforme dei contratti, digitalizzazione del flusso di approvazione dei contratti per ridurre i tempi di approvazione e migliorare l’efficienza. I dati di pagamento e incasso sono correlati ai dati del contratto, attivando automaticamente le fatture da ricevere/pagare, garantendo il collegamento tra le operazioni prima e dopo. Liquidazione automatica degli importi delle fatture e delle differenze da pagare, rendendo il processo di pagamento rapido, efficiente e controllabile.
Gestione del partito: Gestione centralizzata degli affari del partito, coprendo lo sviluppo dei membri, la gestione delle organizzazioni del partito, la gestione delle spese del partito/lavoro/sindacato, la gestione dell’apprendimento e altri contenuti. Creazione di un modello di gestione efficace per incoraggiare lo studio dei membri del partito, trasformando l’educazione concentrata in educazione quotidiana, cambiando il modo di pensare dei membri, promuovendo l’apprendimento proattivo, aumentando l’iniziativa dei membri e ottimizzando la gestione del partito.
Gestione degli affari esteri: Gestione chiusa di tutto il ciclo per i piani di viaggio all’estero, i fondi per i viaggi, la valutazione dei gruppi, l’approvazione dei viaggi all’estero, la gestione dei documenti e i riepiloghi dei viaggi, per controllare dinamicamente le operazioni internazionali del personale, migliorando l’efficienza delle operazioni di affari esteri e monitorando le attività del personale coinvolto.
Gestione delle spese: Gestione centralizzata delle richieste di rimborso e delle approvazioni delle spese, controllo completo dell’uso delle spese, controllando il numero di giorni di viaggio e monitorando rigorosamente le spese di viaggio, per una gestione ottimale dei fondi e un controllo efficace delle spese.
Valore della trasformazione
Attraverso la creazione della piattaforma di collaborazione centrale, vengono sviluppati moduli intelligenti, flussi intelligenti e report intelligenti, consentendo una gestione informatizzata e automatizzata dei vari sistemi, delle operazioni aziendali e delle approvazioni dei processi. Sfruttando appieno la capacità di connessione della piattaforma centrale, si realizza l’integrazione della collaborazione con i sistemi di partner e altri sistemi eterogenei, rompendo le barriere aziendali, consentendo l’interconnessione dei dati e realizzando una gestione del ciclo completo delle operazioni. Con l’implementazione della piattaforma aziendale centrale, vengono personalizzate applicazioni aziendali come la gestione dei contratti, la gestione delle spese e la gestione del partito, per soddisfare completamente le esigenze di sviluppo aziendale. L’integrazione online e offline, attraverso l’ufficio collaborativo mobile, elimina le limitazioni di tempo e spazio, migliorando l’efficienza della comunicazione e della collaborazione, realizzando un ufficio mobile per tutti e un’integrazione fluida tra lavoro online e offline.