Introduzione del cliente
Guangxi Airport Management Group Co., Ltd. è una grande impresa statale di garanzia dei trasporti aerei sotto il governo popolare della Regione Autonoma Zhuang di Guangxi, che rappresenta il governo della Regione Autonoma Zhuang di Guangxi nella pianificazione e gestione complessiva degli aeroporti civili nella regione. La sua precedente incarnazione era l’Amministrazione dell’Aviazione Civile di Guangxi, sotto l’Amministrazione Generale dell’Aviazione Civile della Cina. Guangxi Airport Management Group si dedica alla costruzione di una potente nazione aeronautica e lavora instancabilmente verso l’obiettivo di diventare un gruppo di servizi di trasporto aereo moderno di classe mondiale e di prima qualità in Cina, sforzandosi di costruire ponti aerei e creare un porto accogliente.
Contesto del progetto
Il Guangxi Airport Group ha effettuato numerosi investimenti nell’informatizzazione, non solo con sistemi aziendali professionali e sistemi finanziari, ma anche con sistemi di ufficio tradizionali. In particolare, il sistema di ufficio elettronico ha permesso l’elettronizzazione di alcuni documenti e notifiche quotidiane, raggiungendo praticamente un ufficio senza carta in modo semplice. Tuttavia, per quanto riguarda la gestione delle gare d’appalto, la gestione dei contratti, la gestione delle risorse umane, la gestione finanziaria, la gestione degli asset fissi e la gestione della sicurezza, alcuni dei sistemi sviluppati non hanno considerato nel complesso la strategia di informatizzazione del gruppo. Per migliorare l’efficienza del controllo del gruppo, rendere visibili i comportamenti di gestione, tracciare le informazioni del processo e favorire la collaborazione e la condivisione dei dati tra i sistemi aziendali, è urgente l’introduzione di una piattaforma di gestione collaborativa che sia efficiente nel trattamento, integri le attività aziendali, condivida i dati e favorisca la costruzione
Obiettivi di costruzione
Sulla base della comprensione del Guangxi Airport Management Group e delle sue esigenze aziendali complessive, dopo una discussione congiunta dei rispettivi team di progetto, sono stati definiti e stabiliti gli obiettivi del progetto: attraverso l’implementazione di un sistema di ufficio collaborativo presso il Guangxi Airport Management Group, saranno forniti moduli applicativi come la gestione dei documenti, il lavoro collaborativo, la gestione dei moduli, le informazioni pubbliche, la gestione degli orari/incontri, gli strumenti comuni e la gestione del sistema. Ciò consentirà una comunicazione tempestiva, efficiente, ordinata, controllabile e completamente condivisa delle informazioni tra i dipartimenti, le sotto-unità, le filiali, i gruppi e i singoli individui, migliorando così l’efficienza operativa e il livello di applicazione gestionale del Guangxi Airport Management Group, risolvendo i seguenti problemi chiave:
Costruzione del modulo di gestione delle risorse umane:
Utilizzare il generatore di business per creare un sistema di gestione delle risorse umane che integri le informazioni HR del gruppo, eliminando la gestione dei documenti HR tramite Excel. Questo risolverà problemi come la mancata condivisione in tempo reale delle informazioni, la difficoltà nel monitorare la situazione HR delle filiali e la fatica di fare statistiche mensili.
Piattaforma di scambio e circolazione dei documenti a livello di gruppo:
Creare una piattaforma di scambio e circolazione dei documenti tra tutte le unità del gruppo e la sede centrale.
Piattaforma di scambio e comunicazione del lavoro a livello di gruppo:
Creare una piattaforma di scambio di informazioni, flussi e comunicazioni tra tutte le unità del gruppo.
Portale di lavoro per l’ufficio:
Creare portali di lavoro per la sede centrale del gruppo e per ogni sotto-unità, dove ciascuna unità può configurare indipendentemente i contenuti necessari, centralizzando la presentazione di attività, messaggi, informazioni pubbliche, ecc.
Piattaforma di supporto alle applicazioni:
Fornire interfacce ricche e funzionalità di base per l’espansione, come la messaggistica istantanea, il generatore di business e i report. Questa piattaforma fungerà da base per l’integrazione futura dei sistemi aziendali e l’estrazione dei dati.
Obiettivi di costruzione
Applicazione della soluzione dettagliata
- Gestione dei documenti ufficiali:
- I documenti ufficiali sono atti amministrativi e documenti ufficiali utilizzati da enti governativi, aziende, istituzioni e organizzazioni legali durante le attività pubbliche, e sono strumenti importanti per l’amministrazione secondo la legge e per lo svolgimento di attività pubbliche. La gestione dei documenti ufficiali viene sviluppata in base alle categorie aziendali, comprendendo: gestione dei documenti in uscita, gestione dei documenti in entrata e gestione delle richieste (approvazioni). Ogni parte richiede una progettazione separata per i documenti, i flussi, i permessi, i modelli predefiniti e l’uso dei timbri. Per l’intero gruppo, i documenti in uscita devono seguire l’uso di moduli e processi standardizzati. Attualmente è necessario costruire un processo di circolazione elettronica unificato nel sistema collaborativo che supporti l’intero processo, dalla redazione alla spedizione dei documenti. Inoltre, attraverso la piattaforma di gestione collaborativa, è possibile realizzare la presentazione e la distribuzione dei documenti tra la sede centrale del gruppo e le sue sotto-unità, soddisfacendo le necessità di circolazione interna ed interscambio dei documenti tra le diverse unità.
- Integrazione del sistema:
- Nell’ambiente di lavoro quotidiano dell’azienda, è necessario passare tra più sistemi, un processo che comporta frequenti accessi e disconnessioni, complicato e inefficiente, e le informazioni degli account e delle piattaforme non sono uniformi. Inoltre, tra i sistemi, le informazioni non sono sincronizzate, creando facilmente isole informative. I sistemi indipendenti esistenti non sono sufficienti a soddisfare le esigenze di sviluppo dell’azienda. È urgente risolvere i problemi di integrazione tra più sistemi e sincronizzazione delle informazioni. L’Aeroporto Group utilizza Zhiyuan Collaborativo come piattaforma centrale per creare un portale informativo integrato – gestione unificata delle informazioni, elaborazione delle attività e accesso alle applicazioni. Questo fornisce al gruppo un portale informativo unificato e un ingresso di lavoro efficiente. Attualmente, sono stati integrati sistemi eterogenei come il sistema di supervisione e gestione delle ispezioni, l’approvazione dei contratti e il sistema finanziario Kingdee.
- Gestione delle risorse umane:
- I sei principali moduli della gestione delle risorse umane sono una sintesi delle aree coperte dalla gestione delle risorse umane all’interno dell’azienda, suddivisi nei seguenti moduli: pianificazione delle risorse umane, reclutamento e assegnazione, formazione e sviluppo, gestione delle performance, gestione della retribuzione e dei benefici, e gestione delle relazioni di lavoro. L’allocazione delle risorse umane riguarda l’ottimizzazione delle risorse per migliorare l’efficienza lavorativa e per garantire una distribuzione scientifica e ragionevole delle risorse umane all’interno dell’organizzazione o dell’azienda. Ogni modulo di gestione delle risorse umane ha un focus specifico, ma tutti i moduli sono strettamente interconnessi, come una catena biologica, e la mancanza di uno di essi può compromettere l’equilibrio del sistema. Pertanto, il lavoro HR è un insieme organico, in cui ogni fase deve essere eseguita correttamente. Inoltre, è necessario adattare continuamente i focus del lavoro in base alle circostanze per garantire che la gestione delle risorse umane funzioni in modo sano e supporti il raggiungimento degli obiettivi strategici aziendali.
Valore della trasformazione
Attraverso la creazione del sistema di ufficio collaborativo per la gestione degli aeroporti di Guangxi, sono state realizzate funzioni di punta come il flusso di documenti, la gestione amministrativa, la gestione del knowledge base, il lavoro mobile e il portale informativo unificato. Questo ha permesso di ottenere “controllo del gruppo, controllo a livello gerarchico”, raggiungendo l’integrazione dei documenti, l’interazione dei dati senza soluzione di continuità e un’elevata condivisione delle risorse, creando una piattaforma di lavoro avanzata, unificata, centralizzata, efficiente e intelligente. Inoltre, attraverso la creazione di un modulo collaborativo di gestione delle risorse umane, è stato ottenuto il sincronismo in tempo reale del sistema di struttura organizzativa, rompendo le isole informative all’interno dell’azienda. Questo ha risolto una grande quantità di lavoro ripetitivo e complesso, permettendo la condivisione in tempo reale delle informazioni per la ricerca e le statistiche delle risorse umane, facilmente accessibili quando necessario. È stato creato un portale di ufficio unificato per dispositivi mobili, realizzando un sistema di lavoro mobile con un portale unificato per più sistemi, messaggi unificati e attività da fare unificate.