Introduzione del cliente
Il Kolon Group è stato fondato nel 1996. Con 24 anni di sviluppo, Kolon ha ormai oltre 100 filiali e sussidiarie in patria e all’estero, tra cui Sichuan Kolon, Kolon Pharmaceutical Research Institute e Kolon in Kazakistan, con una rete di vendite che si estende a livello globale. È diventato un grande gruppo farmaceutico moderno con un fatturato annuo superiore a 40 miliardi di yuan, classificandosi al 155° posto tra le 500 migliori imprese manifatturiere cinesi e ha ricevuto il titolo di “Azienda modello di campioni nel settore manifatturiero” dallo Stato. Inoltre, ha creato diverse piattaforme innovative di livello nazionale. È un’impresa altamente specializzata e innovativa, che ha dato un contributo significativo allo sviluppo del settore farmaceutico in Cina, in particolare nei campi dei farmaci antitumorali, cardiovascolari e dei farmaci generici.
Contesto del progetto
La collaborazione tra Zhiyuan e Kolon è iniziata nel 2007, quando Kolon ha scelto come punto di partenza la conformità e la tracciabilità offerte da Zhiyuan. Utilizzando la versione A3 di Zhiyuan, Kolon è riuscita a implementare un processo di gestione standardizzato e conforme, raggiungendo l’obiettivo di un ufficio senza carta. Inoltre, questo ha supportato la strategia di conformità e quotazione di Kolon. Attorno al 2015, Kolon aveva già sviluppato un sistema di controllo abbastanza completo, ma con l’aumento delle acquisizioni di aziende farmaceutiche, è emerso un altro problema: come trasferire rapidamente il modello e il sistema di gestione di Kolon alle aziende acquisite, affinché possano comprendere, ereditare e promuovere lo spirito di Kolon. Questo è stato l’obiettivo strategico di Kolon in quel periodo. Nel 2016, Kolon ha raggiunto un importante traguardo, trasformandosi con successo in un grande gruppo aziendale. In quel momento, l’organizzazione, le operazioni e i flussi di lavoro individuali sono stati notevolmente modificati per adattarsi alla trasformazione in gruppo. Naturalmente, Zhiyuan ha continuato a supportare la strategia di trasformazione di Kolon. Oggi, per adattarsi alla strategia di globalizzazione, Kolon sta trasferendo parte delle operazioni da NC/ERP a SAP/ERP per soddisfare le esigenze del mercato globale. Questo è il lavoro che stiamo attualmente portando avanti: ottimizzazione delle operazioni e supporto informatico.
Punti dolenti del cliente
Soluzione del problema:
Con Zhiyuan come nucleo, sono stati integrati quattro sistemi, uno dei quali è il sistema SAP, che rappresenta la norma dei dati di Kolon, inclusi: la struttura organizzativa, le informazioni sui dipendenti e le dinamiche dei dipendenti. Per esempio, dopo che un nuovo dipendente entra nell’azienda, in base alle informazioni sul numero di identificazione nel sistema SAP, Zhiyuan sincronizza automaticamente questi dati con gli altri sistemi, creando un’uniformità all’ingresso delle informazioni e prevenendo errori nelle informazioni di base causati da più strutture organizzative, più informazioni sugli utenti e dalla manutenzione manuale. Inoltre, SAP integra i dati a livello di business, come la gestione dei materiali, la GSP (Good Supply Practice) e l’approvazione finanziaria, e crea un’integrazione e un’azione coordinata dei processi aziendali: l’inizio dei processi avviene in SAP, e attraverso la valutazione collaborativa, il trigger, il passaggio e la riscrittura dei dati, i risultati ritornano poi in SAP.
Attraverso la piattaforma di Zhiyuan, è stato realizzato un collegamento tra i flussi a monte e a valle. Per quanto riguarda la parte a monte, è stato integrato il sistema di acquisto elettronico NC, creando una piattaforma per gli acquisti che consente: ricerca di fornitori, comparazione dei prezzi, stipula dei contratti, spedizione dei fornitori, fino all’ingresso e alla gestione degli stock in SAP, coprendo l’intero ciclo di acquisto. Inoltre, è stato collegato anche il sistema a valle OMS — il sistema degli ordini, che è anche la piattaforma di marketing di Kolon, dove vengono gestiti i processi legati al marketing, come: prezzi, credito, resi e scambi. I farmaci di Kolon vengono distribuiti a milioni di pazienti attraverso questo sistema, rispettando ovviamente anche le normative nazionali GSP.
Architettura della soluzione
Applicazione della soluzione dettagliata
Gestione del budget:
I processi relativi al budget aziendale, come la richiesta di approvazione delle spese, sono attualmente gestiti manualmente, il che porta a problemi frequenti e rende difficile il controllo del budget e dei costi delle spese nel gruppo. Viene stabilito un budget totale per i costi di progetto, con piani finanziari annuali e mensili, in modo che i pagamenti per fondi e spese possano essere controllati mensilmente secondo il piano finanziario. I pagamenti per fondi e spese sono soggetti a un controllo rigido secondo le regole, e i pagamenti in eccesso richiedono un aggiustamento prima che possano essere effettuati. Le aggiunte e le modifiche del budget sono basate su documentazione, e l’uso dei fondi e delle spese può essere monitorato in tempo reale. Viene inoltre stabilito un budget totale per le spese quotidiane, organizzato per anno e per dipartimento, con l’approvazione del budget e le modifiche al budget che sono gestite per garantire l’operatività sostenibile del budget e l’efficacia dei dati. Si può monitorare tempestivamente l’uso del budget, controllando l’efficace utilizzo dei fondi.
Integrazione del sistema:
La tecnologia informatica è relativamente tradizionale e arretrata, con investimenti limitati nei sistemi informativi, incapaci di soddisfare le esigenze di ricerca e sviluppo innovativa delle aziende farmaceutiche, il che porta a una bassa qualità tecnica dei prodotti e a un basso valore aggiunto. Per le necessità aziendali, vengono frequentemente avviate richieste di acquisto, e il personale di acquisto deve completare la richiesta nel sistema ERP, mentre i responsabili devono approvare i processi nel sistema OA, il che richiede l’interazione dei dati tra i due sistemi. Attraverso il plugin DEE, i due sistemi sono stati integrati, permettendo di compilare una richiesta di acquisto nel sistema OA e di scrivere i dati nel sistema ERP. Dopo che l’ordine è stato generato in ERP, il numero dell’ordine viene restituito a OA. È stata inoltre realizzata la sincronizzazione dei dati tra NC e OA dopo la manutenzione dei dati NC. Durante la compilazione del modulo, selezionando l’unità e il dipartimento, si apre una finestra di scambio dei dati delle attività, mostrando le informazioni del dipartimento lette da ERP, invece che dalla struttura organizzativa di OA.
Valore della trasformazione
Sviluppare ulteriormente le applicazioni finanziarie, creare un sistema di budget completo e garantirne l’attuazione. Integrare in modo collaborativo fornitori, distributori e partner per fornire ai clienti un servizio di qualità superiore. Creare una dashboard per le decisioni aziendali basata su vari parametri finanziari e operativi. Esportare gli standard aziendali di Kolon e utilizzare la piattaforma collaborativa per connettere ampiamente i sistemi IT esterni al gruppo Kolon.