Introduzione del cliente
Il Governo del Popolo della Provincia del Guizhou (The People’s Government of Guizhou Province) è l’organo amministrativo nazionale della Provincia del Guizhou nella Repubblica Popolare Cinese. Esso è l’organo esecutivo del Congresso del Popolo della Provincia del Guizhou, ed è responsabile verso il Congresso del Popolo della Provincia del Guizhou e il Consiglio di Stato della Repubblica Popolare Cinese, presentando loro i rapporti di lavoro. Durante la chiusura del Congresso del Popolo della Provincia, il Governo del Popolo della Provincia del Guizhou è responsabile verso il Comitato Permanente del Congresso del Popolo della Provincia e il Consiglio di Stato della Repubblica Popolare Cinese, e esercita i poteri amministrativi secondo la legge. Il Governo della Provincia del Guizhou è composto dal Governatore, Vice Governatori, Segretario Generale, Direttori dei Dipartimenti e Presidenti dei Comitati, adottando il sistema di responsabilità del Governatore. Esso è sotto la direzione del Consiglio di Stato della Repubblica Popolare Cinese e il mandato dura cinque anni.
Contesto del progetto
Al fine di attuare seriamente la strategia di sviluppo dell’industria dei big data, promuovere la costruzione e l’applicazione della rete di e-government della provincia, migliorare effettivamente il livello di e-government di tutti i livelli e dipartimenti, consolidare la base per la costruzione del cloud di e-government e accelerare la creazione dell’“Internet per l’e-government” della provincia del Guizhou, realizzando il lavoro collaborativo e la condivisione delle risorse informative tra dipartimenti, regioni e livelli. L’Ufficio del Governo della Provincia del Guizhou ha emesso la “Notifica sulla pubblicazione del Piano di Supervisione per la Costruzione e l’Applicazione della Rete di E-Government della Provincia del Guizhou” (documento n. 65 del 2014, Qianfu Ban Han), avviando la costruzione della rete di e-government della provincia del Guizhou.
Punti dolenti del cliente
Il progetto sarà implementato in cinque fasi pilota.
(1) Fase di preparazione preliminare (dal 11 luglio al 12 luglio 2014):
L’Ufficio del Governo Provinciale ha guidato la creazione di un gruppo di lavoro per il progetto pilota della rete di e-government provinciale. Il Segretario Generale del Governo Provinciale, Tang Dezhi, è stato nominato presidente, mentre il Vice Direttore dell’Ufficio del Governo Provinciale, Li Xianjin, e il Direttore del Centro Informatico Provinciale, He Hao, sono stati nominati vicepresidenti. I membri del gruppo di lavoro sono composti dai responsabili delle unità pilota e dai responsabili del Centro Informatico Provinciale e dell’Ufficio dell’E-Government dell’Ufficio del Governo Provinciale. Il gruppo di lavoro ha istituito un ufficio sotto la direzione di Wang Hong (Vice Direttore dell’Ufficio E-Government dell’Ufficio del Governo Provinciale), che ha ricoperto anche il ruolo di Direttore dell’Ufficio. L’ufficio è suddiviso in diversi gruppi di lavoro: Gruppo di coordinamento generale, Gruppo per la redazione di sistemi e meccanismi, Gruppo di invio informazioni, Gruppo di supervisione e valutazione, Gruppo di sviluppo e implementazione, Gruppo per la ricerca delle esigenze e Gruppo per l’avanzamento del progetto pilota, dando avvio ai lavori pilota.
(2) Fase di indagine sulle esigenze (dal 12 luglio al 20 luglio 2014):
Attraverso visite sul campo, tavole rotonde e la compilazione di questionari, è stata condotta un’indagine sui flussi operativi dei documenti generali, delle riunioni, delle attività e delle altre esigenze delle applicazioni governative per l’Ufficio del Governo Provinciale e le unità pilota, producendo un rapporto di indagine sulle esigenze. È stato creato e implementato un ambiente di test per il sistema. Sono stati avviati i lavori per la definizione degli standard tecnici e la creazione del sistema di gestione e manutenzione della rete di e-government.
(3) Fase di costruzione del sistema (dal 20 luglio al 31 luglio 2014):
In base al rapporto di indagine sulle esigenze, sono stati effettuati adeguamenti e sviluppi del sistema, seguiti da test e prove operative. È stato redatto un rapporto sulla costruzione del sistema, sui test e sul funzionamento preliminare.
(4) Fase di applicazione pilota (dal 31 luglio al 12 settembre 2014):
È stato elaborato un piano di formazione, che è stato attuato con corsi operativi. Ogni unità pilota ha seguito il piano stabilito.
Architettura della soluzione
Applicazione della soluzione dettagliata
Gestione dei documenti ufficiali:
L’Ufficio del Governo della Provincia del Guizhou riceve i documenti ufficiali tramite un ingresso unificato gestito dal Dipartimento dei Documenti. I documenti inviati direttamente dai vari dipartimenti del governo provinciale e dalle amministrazioni delle città della provincia vengono firmati e distribuiti dal Dipartimento dei Documenti. I documenti cartacei inviati dal Consiglio di Stato e dall’Ufficio del Consiglio di Stato vengono ricevuti dal Dipartimento dei Documenti, che tramite scansione e la funzionalità di registrazione dei documenti, carica i documenti nel sistema per la gestione e distribuzione. Complessivamente, il Dipartimento dei Documenti, sulla base delle informazioni dei documenti ricevuti, gestisce la distribuzione e la firma dei documenti secondo la divisione dei compiti tra i dipartimenti, con i responsabili che firmano i documenti, scrivono le opinioni da elaborare, inviano ai leader dei dipartimenti per la revisione, e successivamente ai leader provinciali e del governo per l’approvazione. Dopo l’attuazione delle decisioni dei leader, i documenti vengono archiviati dal Dipartimento dei Documenti.
Gestione dei documenti ricevuti:
Il Dipartimento dei Documenti gestisce l’ingresso unificato dei documenti ricevuti. I documenti ricevuti dai dipartimenti provinciali e dalle amministrazioni delle città vengono caricati e distribuiti. I documenti cartacei inviati dal Consiglio di Stato e dall’Ufficio del Consiglio di Stato sono gestiti dal Dipartimento dei Documenti tramite scansione e registrazione nel sistema per la gestione. La distribuzione avviene attraverso il sistema e i documenti vengono gestiti dai dipartimenti competenti per la firma e la revisione.
Gestione dei documenti in ritardo:
L’Ufficio del Governo della Provincia del Guizhou, in base all’efficienza dei vari dipartimenti, ha richiesto lo sviluppo di una funzione per gestire i documenti in ritardo. Ogni documento ha un tempo limite assegnato per l’elaborazione, e se non viene completato entro i tempi stabiliti, viene considerato un documento in ritardo. I documenti in ritardo devono essere trattati entro tre giorni lavorativi. I documenti in ritardo vengono monitorati mensilmente dal Dipartimento dei Documenti, che invia notifiche per i dipartimenti e il personale responsabili.
Gestione della numerazione delle approvazioni dei leader:
Gli approvazioni dei leader sono numerate manualmente dal segretario del leader. Ogni documento approvato dal leader è identificato da un numero specifico. Questa funzione consente ai dipartimenti di trovare rapidamente le approvazioni dei leader e di esportare tutte le approvazioni di un singolo leader per analizzare il contenuto e il numero di documenti approvati.
Gestione dei documenti di approvazione dei leader:
I documenti di approvazione dei leader vengono scansionati e distribuiti ai dipartimenti attraverso la registrazione nel sistema. Prima della firma, il dipartimento determina se il documento è un documento di approvazione dei leader. Se il documento è un documento di approvazione, il dipartimento lo seleziona come tale durante la firma. In base al contenuto, viene determinata la visibilità del documento (i documenti dei leader provinciali, dei capi di dipartimento e del Dipartimento dei Documenti sono visibili di default).
Restrizioni sui trasferimenti di documenti:
Attualmente, solo alcuni leader utilizzano il sistema di documenti elettronici. Altri leader, a livello provinciale e di dipartimento, firmando i documenti su carta, devono portare i documenti al Dipartimento dei Documenti per la scansione e l’inserimento nel sistema per la gestione. Poiché i documenti di approvazione non possono essere facilmente condivisi, è stato sviluppato un sistema di restrizione per evitare che i documenti vengano trasferiti senza autorizzazione. I dipartimenti devono valutare se un documento è un documento di approvazione e, se è il caso, il trasferimento del documento a un’unità esterna non procederà nel flusso originale. Un avviso sul modulo di trasferimento indica che il documento è una “documentazione interna e il suo accesso è strettamente controllato”.
Approvazione delegata dei leader:
Poiché alcuni leader non firmando direttamente nei sistemi, la funzione di “approvazione delegata” consente ai segretari di registrare le approvazioni dei leader nel sistema, includendo la firma, la data e il nome del segretario.
Gestione del registro delle attività di e-government:
Poiché ci sono molti fornitori, l’Ufficio del Governo Provinciale ha richiesto la creazione di un registro delle attività per monitorare l’avanzamento del lavoro nell’e-government. Questo registro include tutte le attività dei fornitori e consente di seguire l’avanzamento in tempo reale. La piattaforma supporta la creazione, modifica, aggiornamento e consultazione dello stato del registro.
Gestione dell’approvazione delle pubblicazioni di informazioni:
La gestione dell’approvazione delle informazioni è destinata all’approvazione delle pubblicazioni, che, una volta ricevute, vengono inviate ai dipartimenti e ai leader per l’approvazione, e successivamente pubblicate in base alle opinioni approvate.
Dati delle prestazioni del sistema di e-government:
I dati delle prestazioni del sistema di e-government includono due applicazioni: una che fornisce feedback sull’uso del sistema di e-government nelle varie province e città, e l’altra che raccoglie informazioni sul funzionamento dei punti di servizio e-government, con report mensili.
Valore della trasformazione
Il sistema di gestione dei documenti ufficiali e delle attività della rete di e-government della provincia del Guizhou è stato avviato ufficialmente nel 2015 e ha operato fino al 2019. Nel 2019, il numero di utenti dell’Ufficio del Governo Provinciale è arrivato a 429, coprendo tutti i leader e i membri del personale dei vari dipartimenti, con un tasso di accesso pari all’85,27%. Il numero di documenti trattati (inclusi i documenti ricevuti, inviati e l’archivio storico dei documenti elettronici) ha raggiunto i 69.640.
Grazie alla continua costruzione e applicazione della rete di e-government della provincia, sono stati ottenuti diversi risultati: Primo, è stato notevolmente migliorato il livello di e-government a tutti i livelli e tra i vari dipartimenti, con tutte le operazioni relative a “documenti, riunioni e attività” gestite online, realizzando un lavoro collaborativo e la condivisione delle risorse informative tra dipartimenti, regioni e livelli. Secondo, è stato realizzato il lavoro senza carta, con un notevole risparmio sui costi della carta. Terzo, il sistema ha migliorato notevolmente l’efficienza lavorativa tramite la trasmissione dei documenti attraverso la rete di e-government e l’uso del lavoro mobile. Quarto, ha stimolato e accelerato la formazione di una nuova struttura basata su “una rete” per l’e-government in tutta la provincia, contribuendo allo sviluppo delle applicazioni dei big data in Guizhou.
Nel 2016, il giornale “First Financial” ha riferito sulla rete di e-government della provincia del Guizhou. I funzionari dell’Ufficio del Governo Provinciale hanno dichiarato che, dal lancio nel agosto 2014, la rete ha migliorato l’efficienza lavorativa, ridotto significativamente le spese amministrative e garantito la trasmissione tempestiva e precisa delle informazioni. Più di 1,62 milioni di documenti e attività sono stati avviati tramite il sistema di gestione dei documenti e delle attività. Se le informazioni fossero state inviate su carta in modo tradizionale, calcolando conservativamente 5 pagine per ogni documento o attività e inviandole a 20 unità o persone, nel corso di due anni si sarebbero risparmiate oltre 200 milioni di fogli di carta. Si stima che, fino al 2019, siano stati risparmiati più di 500 milioni di fogli di carta.
Secondo il modello di costruzione tradizionale, i sistemi di lavoro dei vari dipartimenti potevano trasmettere informazioni solo all’interno delle rispettive unità o sistemi, e tra le diverse regioni e dipartimenti si dovevano usare documenti cartacei, rendendo impossibile la trasmissione tra regioni, dipartimenti e livelli diversi e l’impossibilità di monitorare e tracciare in tempo reale. L’introduzione della rete di e-government del Guizhou ha rotto questa situazione, permettendo l’accesso ai documenti in tutte le aree, anche nelle zone rurali, cambiando radicalmente il modello di lavoro originale del governo. Questo ha ridotto notevolmente il ciclo di circolazione dei documenti e le differenze temporali nella ricezione e invio dei documenti e delle informazioni, permettendo a un numero maggiore di persone di leggere e prendere conoscenza delle informazioni, rendendo la comunicazione più tempestiva ed efficiente, migliorando l’efficienza del lavoro e il livello dei servizi governativi, e raggiungendo un’efficace digitalizzazione e networking del lavoro, con grandi benefici economici e sociali.