Introduzione del cliente
Wuhan, abbreviato come “Han” e soprannominata “Jiangcheng”, è il capoluogo della provincia di Hubei, l’unica città di livello vice-provinciale tra le sei province centrali della Cina, una megalopoli e una delle città centrali della Cina. È un importante centro industriale, scientifico e educativo, nonché un nodo di trasporto integrato a livello nazionale. È anche la sede del quartier generale delle forze di supporto logistico congiunto. Fino alla fine del 2021, Wuhan copriva una superficie totale di 8569,15 chilometri quadrati e aveva una popolazione residente di 13,64 milioni di abitanti.
A livello municipale, Wuhan ha un totale di 54 istituzioni politiche e governative. Il Comitato Municipale del Partito ha 17 istituzioni, di cui 1 organo di disciplina e ispezione e 16 altri organi di lavoro che rientrano nei limiti previsti. Il governo municipale conta 37 dipartimenti di lavoro. Wuhan è suddivisa in 13 distretti, che sono: Jiang’an, Jianghan, Qiaokou, Hanyang, Wuchang, QingShan, Hongshan, Caidian, Jiangxia, Huangpi, Xinzhou, Dongxihu e Hannan.
Contesto del progetto
Basato sui principi di “centralizzazione, collaborazione, mobilità, praticità e sicurezza controllata”, sarà costruito un sistema centralizzato di documenti elettronici per l’intera città, con l’obiettivo di migliorare le applicazioni per la gestione dei documenti, delle riunioni e delle attività. Sarà gradualmente sviluppata una piattaforma di collaborazione digitale per il governo, creando un centro operativo per i servizi pubblici di Wuhan e realizzando l’obiettivo di “collaborazione amministrativa centralizzata per l’intera città”. Questo eviterà investimenti duplicati nei fondi pubblici e realizzerà l’obiettivo di costruire un sistema di gestione centralizzata dei documenti, di scambio universale dei documenti, di mobilità nelle operazioni documentali e di integrazione del lavoro collaborativo in tutta la città.
Iniziare la costruzione della “piattaforma centralizzata per i documenti elettronici”, creando parallelamente le applicazioni per il lavoro collaborativo. Attraverso questa piattaforma, accelerare gradualmente la costruzione e la promozione del sistema “Wuhan Government”, favorendo l’integrazione dei dati e delle risorse tra i vari dipartimenti, e assicurando che tutte le applicazioni per il lavoro siano implementate. Tutti i siti web governativi dei vari dipartimenti, unità, governi distrettuali e le loro agenzie saranno integrati nella piattaforma centralizzata della città, creando infine una “cabina di comando dati” che consente di visualizzare l’intera città con un solo dispositivo. Questo realizzerà un sistema e una piattaforma unificata per il lavoro interno, costruendo una piattaforma centralizzata per il governo della città e promuovendo il funzionamento collaborativo tramite “una rete unificata”.
Punti dolenti del cliente
1. Centralizzazione totale della collaborazione organizzativa:
Completamento della progettazione e pianificazione dell’implementazione della piattaforma centralizzata per i documenti elettronici di tutta la città, con la creazione di un database di gestione della struttura organizzativa, realizzando una gestione centralizzata, standardizzata e unificata della struttura organizzativa di tutti gli enti governativi della città.
2. Elettrificazione totale della collaborazione nei documenti:
Costruzione di una piattaforma centralizzata e unificata per i documenti elettronici di tutta la città, con un accesso e una piattaforma unificati per tutti i funzionari pubblici, collegando la rete esterna di e-government di tutti i dipartimenti e 36 unità governative, permettendo il flusso e lo scambio online dei documenti ufficiali.
3. Eliminazione totale della carta nella collaborazione amministrativa:
Basato sulla piattaforma, realizzazione della gestione dei documenti a tutti i livelli dei dipartimenti governativi della città, con l’automazione delle operazioni di gestione dei documenti, delle riunioni e della collaborazione tra le unità interne e i dipartimenti. Gradualmente si raggiungerà un’amministrazione senza carta in tutte le agenzie pubbliche della città, favorendo la massima condivisione delle informazioni pubbliche tra i vari dipartimenti governativi.
4. Aggiornamento totale del sistema tramite iterazioni:
Ottimizzazione e miglioramento del sistema di scambio dei documenti elettronici della rete e-government di Wuhan e del sistema di gestione dei documenti elettronici della rete e-government di Wuhan.
5. Mobilità totale nelle operazioni su tutti i scenari:
Costruzione di applicazioni per il lavoro mobile, basate sulla piattaforma centralizzata per i documenti elettronici, utilizzando la tecnologia di Internet mobile per estendere le applicazioni di collaborazione al dispositivo mobile, permettendo di lavorare ovunque e in qualsiasi momento, superando le limitazioni di tempo e spazio, completando l’ultima fase della costruzione informatizzata del governo.
6. Totalmente sostitutivo e controllabile autonomamente:
Completamento della sostituzione con prodotti nazionali, realizzando la sostituzione del software e dell’hardware esistenti con soluzioni nazionali, garantendo il controllo autonomo.
Architettura della soluzione
Applicazione della soluzione dettagliata
- Gestione del portale:
- Basato sugli stili di gestione e le esigenze di gestione delle diverse unità, combinando le capacità di personalizzazione del portale del sistema, sono stati creati portali con più livelli, più ruoli e più scenari aziendali per diverse unità. Supporta la creazione di diversi stili di portale e la gestione centralizzata e visualizzazione di informazioni come annunci, messaggi da fare, riunioni imminenti, questioni importanti, ecc.
- Gestione dei documenti ufficiali:
- Con la piattaforma centralizzata per i documenti elettronici, è stata realizzata l’elettrificazione dei documenti ufficiali per tutte le unità governative, consentendo una rapida interazione collaborativa multilivello. Questo ha ridotto i passaggi offline, migliorando notevolmente l’efficienza nel trattamento dei documenti. I leader e il personale di tutti i livelli possono gestire tutti i sistemi documentali su una sola piattaforma con un solo clic.
- Gestione delle riunioni:
- Attraverso il centro riunioni, è stata realizzata l’integrazione delle risorse delle sale riunioni, sia offline che online, soddisfacendo la gestione a ciclo completo prima, durante e dopo la riunione. Questo aiuta il meccanismo di decisione nelle riunioni governative e facilita l’attuazione delle decisioni, soddisfacendo le esigenze di gestione delle riunioni interne per 36 unità.
- Supervisione e gestione delle attività:
- La piattaforma di supervisione e gestione delle attività consente una gestione integrata di avvio, approvazione, notifiche, sollecitazioni, posticipazioni, feedback e conclusioni delle attività, con la possibilità di riattivare il processo in caso di problematiche. Si integra con il sistema dei documenti ufficiali per soddisfare le esigenze di supervisione derivanti dai documenti.
- Rimborso spese:
- La piattaforma consente la gestione a ciclo completo delle richieste di rimborso, approvazione e feedback sui risultati del rimborso, in base alle autorizzazioni e alle scadenze, facilitando la gestione delle spese.
- Gestione dei veicoli:
- La piattaforma, in base alle esigenze personalizzate delle diverse unità, realizza una gestione a ciclo completo per l’utilizzo dei veicoli, l’assegnazione dei veicoli e la valutazione, supportando la gestione online dei veicoli aziendali.
- Gestione delle richieste di congedo:
- Consente la configurazione indipendente o integrata delle varie tipologie di congedo, soddisfacendo la gestione delle richieste di congedo, ferie e uscita delle diverse unità, facilitando l’organizzazione del lavoro quotidiano e migliorando l’efficienza.
- Gestione degli orari:
- La piattaforma supporta la gestione degli orari di diverse unità con più ruoli, consentendo la visualizzazione dinamica degli orari dei leader e dei dipendenti, e fornendo promemoria per l’organizzazione in tempo reale del lavoro.
- Gestione dei turni:
- La piattaforma supporta la gestione personalizzata dei turni, consentendo la creazione automatica dei turni dopo la pianificazione, che possono essere pubblicati dopo l’approvazione in base ai limiti designati, soddisfacendo le necessità di promemoria del lavoro.
- Lavoro mobile:
- La piattaforma sincronizza le funzioni del PC con il dispositivo mobile, soddisfacendo le esigenze di lavoro mobile online, aderendo alle necessità di un governo digitale mobile e intelligente, migliorando l’efficienza operativa in tempo reale.
- Archiviazione dei documenti:
- La piattaforma integra la parte di archiviazione dei documenti ufficiali, facilitando l’archiviazione automatica dei documenti. Supporta la creazione di documenti archiviati, la gestione dei diritti dei documenti, la classificazione dei documenti, il controllo delle versioni, l’archiviazione dei processi e la ricerca dei documenti sul PC, con sincronizzazione tra il PC e il dispositivo mobile.
- Centro notizie:
- La piattaforma gestisce vari tipi di informazioni e comunicazioni, tra cui notizie, annunci, attività e sondaggi. Può impostare flussi di approvazione multilivello in base ai diversi canali di pubblicazione delle unità e, dopo l’approvazione, inviare automaticamente le informazioni ai portali pertinenti in base al piano di pubblicazione.
Valore della trasformazione
1. Centralizzazione delle risorse organizzative a livello cittadino:
Realizzazione della centralizzazione di tutte le organizzazioni degli enti municipali, con accesso unificato degli utenti sulla piattaforma unica, garantendo l’implementazione conforme dei permessi per le diverse organizzazioni.
2. Centralizzazione del lavoro collaborativo a livello cittadino:
Una riforma radicale del tradizionale ambiente lavorativo, realizzando una collaborazione centralizzata in un’unica rete, trasformando completamente il lavoro collaborativo in digitale e aumentando l’efficienza complessiva dell’ufficio.
3. Centralizzazione della gestione dei documenti ufficiali a livello cittadino:
Pionieri nell’implementazione della gestione centralizzata dei documenti elettronici ufficiali a livello cittadino, realizzando una gestione integrata per la ricezione, lo scambio e l’invio dei documenti, raggiungendo una vera e propria circolazione intelligente e senza carta.
4. Centralizzazione della comunicazione online a livello cittadino:
Realizzazione della comunicazione in tempo reale per tutte le organizzazioni cittadine attraverso una piattaforma di messaggistica istantanea, coprendo completamente la comunicazione e il lavoro collaborativo, garantendo una connessione senza interruzioni nelle comunicazioni aziendali e migliorando l’efficienza della comunicazione.
5. Centralizzazione delle risorse dati a livello cittadino:
Centralizzazione e raccolta delle risorse di dati a livello cittadino, con i dati che vengono gradualmente trasformati in risorse di valore, alimentando i dipartimenti e potenziando nuovi scenari aziendali.