Introduzione del cliente
L’Università di Aeronautica e Astronautica di Nanchino (NUAA) è un’università nazionale chiave sotto la direzione del Ministero dell’Industria e dell’Informazione della Repubblica Popolare Cinese, con caratteristiche nel settore aerospaziale e nell’aviazione civile, e si concentra principalmente su scienze e ingegneria. È una delle università selezionate per la costruzione di “discipline di livello mondiale” e fa parte dei programmi nazionali “Progetto 211” e “Progetto 985 – Piattaforma per l’innovazione delle discipline di eccellenza”.
L’università ha tre campus: Mingguguang, Jiangjun Road e Tianmu Lake, e dispone di 18 facoltà e 218 istituti di ricerca. Possiede sette laboratori di ricerca di importanza nazionale, un centro di innovazione per l’industria della difesa nazionale, un centro di innovazione collaborativa co-costruito con il governo provinciale, un laboratorio di ingegneria nazionale e regionale, due basi di insegnamento di corsi fondamentali di ingegneria, una base per la formazione di studenti di discipline fondamentali e quattro centri di dimostrazione per l’insegnamento sperimentale a livello nazionale.
Attualmente, l’università ha due discipline di livello nazionale in scienze e tecnologie aerospaziali e meccanica, nove discipline di secondo livello come discipline nazionali chiave, due discipline di livello nazionale (in fase di crescita) e dieci discipline specializzate nella difesa.
Contesto del progetto
Sulla base delle risorse esistenti di rete e informazioni, l’Università di Aeronautica e Astronautica di Nanchino, con il supporto della piattaforma Zhiyuan, ha creato una piattaforma di gestione dei progetti di investimento che soddisfa le esigenze di gestione dei diversi livelli, tra cui la direzione, la gestione e l’esecuzione. La piattaforma consente la gestione online delle fasi di dichiarazione e avvio del progetto, la gestione del processo, la gestione dei documenti del progetto, le modifiche al progetto e la gestione dei fondi, realizzando il controllo e la gestione dell’intero ciclo di vita del progetto e delle decisioni multidimensionali.
Problemi principali del cliente
I progetti di investimento dell’Università di Aeronautica e Astronautica di Nanchino coinvolgono numerosi dipartimenti, fasi e persone. Dal processo iniziale di valutazione del progetto e selezione dei fornitori, passando per le gare di appalto, fino all’implementazione del progetto, la verifica finale e la manutenzione successiva, ci sono molteplici compiti da gestire. Il carico di lavoro è elevato e le risorse limitate, mentre i metodi di gestione tradizionali non sono in grado di soddisfare le crescenti esigenze di digitalizzazione dell’università. Durante il processo di costruzione del progetto, molte fasi richiedono conferme manuali e allineamento delle informazioni correlate, il che comporta costi di comunicazione molto elevati, rendendo difficile il controllo del progresso del progetto. Questo è diventato uno dei fattori principali che impediscono la consegna puntuale di alcuni progetti.
Obiettivi di costruzione
- Migliorare l’efficienza nella gestione dei progetti:I progetti di gestione e monitoraggio del progresso informatizzati esistenti coinvolgono un gran numero di persone e ruoli, richiedendo la collaborazione tra più dipartimenti. La comunicazione eccessiva porta a costi inutili. È necessario un sistema di gestione dei progetti che permetta una gestione dell’intero ciclo di vita del progetto, aiutando i responsabili a monitorare in tempo reale i progressi del progetto e gli altri dettagli.
- Migliorare la capacità di supervisione dei processi:La gestione unificata e sistematica dei progetti completati e in corso consente di monitorare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento dei vari lavori, tracciare i problemi durante l’esecuzione del progetto e controllare i rischi associati al processo.
- Creare una banca dati dei fornitori:Stabilire processi di lavoro e standard completi, in modo che la valutazione e revisione delle unità implementatrici possano essere basate su dati concreti e integrati nel ciclo di gestione del progetto, migliorando efficacemente l’efficacia nell’esecuzione di ciascuna fase del progetto.
Architettura della soluzione
Applicazione della soluzione dettagliata
- Portale di gestione:
Basato su un portale di gestione contestualizzato per scenari aziendali, che soddisfa le esigenze di controllo dei progetti per ruoli diversi, mostrando la situazione di tutti i progetti dell’università in modo classificato e stratificato.
① Responsabili principali:
Panoramica sul progresso del progetto, costi, qualità, rischi, contratti e altre informazioni, supportando le decisioni di gestione del progetto.
② Responsabile del progetto:
Monitora il progresso del progetto, le modifiche, i costi, la qualità, i problemi, i rischi, i contratti e le informazioni sui soggetti coinvolti. Copre tutte le funzioni della gestione del progetto, gestendo il progetto in modo efficiente.
③ Membri del team del progetto:
Con un’unica schermata, visualizzano l’organizzazione del lavoro, le attività da completare e i problemi da risolvere, aumentando l’efficienza del lavoro del team e garantendo la qualità del lavoro del progetto.
- Dichiarazione del progetto:
- Ogni anno, nella seconda metà dell’anno, l’Ufficio di Informatizzazione avvia il processo di dichiarazione dei progetti. Le unità di costruzione devono presentare i progetti seguendo le linee guida per la dichiarazione. L’Ufficio di Informatizzazione, in base alla situazione effettiva del progetto, sceglie tra due forme di valutazione: la consultazione di esperti o la valutazione interna, per esaminare la necessità del progetto, la fattibilità tecnica, la sicurezza e l’affidabilità, la ragionevolezza del budget e altri aspetti. Dopo il completamento della valutazione del progetto, è necessario caricare i risultati della valutazione.
- Gestione del progetto:
Il progetto è al centro della gestione, che copre tutte le fasi, dalla definizione del progetto, alla suddivisione dei compiti, alla pianificazione dei tempi, alla reportistica sul progresso fino alla valutazione finale del progetto. Inoltre, vengono gestiti i documenti del progetto e le modifiche ai piani, stati, rischi e informazioni. Viene rafforzato il controllo su pianificazione, esecuzione e modifiche, garantendo il successo del progetto e migliorando l’efficacia nell’esecuzione della strategia di investimento dell’università.
- Gestione dei fondi:
- La gestione dei progetti di investimento di Nanchino integra i fondi con i progetti, redigendo il totale del budget, gli importi previsti per l’ingresso e le quote utilizzabili, monitorando in tempo reale l’uso dei fondi e lo stato delle entrate.
① Panoramica completa delle tipologie di fondi, dello stato dei pagamenti e delle spese attraverso un’unica visualizzazione.
② I fondi speciali sono suddivisi in categorie, garantendo che le spese provengano da fonti affidabili.
③ I report mostrano, per ogni tipologia di spesa, la situazione delle entrate, l’importo del contratto, le spese e lo stato di avanzamento dell’esecuzione.
- Comunicazione istantanea:
Tutti i dipendenti interni possono utilizzare la piattaforma di comunicazione istantanea per comunicare in tempo reale con altri dipendenti, ovunque e in qualsiasi momento, permettendo la condivisione delle informazioni basata su scenari di gestione dei progetti, il trasferimento di documenti e materiale, e l’interazione tramite contenuti multimediali.
Valore della trasformazione
Monitorando i quattro dimensioni di tempo, persone, attività e risorse, si gestiscono in modo efficace la gestione dei progetti, la gestione delle attività, la gestione degli obiettivi e la gestione delle performance, garantendo un controllo completo sul progresso del progetto. Si sollecita ogni dipartimento a sintetizzare i punti salienti del lavoro mensile e a redigere un rapporto di sintesi. È stato istituito un sistema di valutazione del lavoro per promuovere il raggiungimento degli obiettivi del progetto in modo qualitativo e quantitativo, fornendo indicazioni per il lavoro futuro. Attraverso la raccolta “online” trasparente dei dati, il monitoraggio dei progressi e l’indagine dei problemi, e basandosi sul sistema di analisi dei dati, si supporta i dirigenti delle facoltà e le unità di costruzione a prendere decisioni basate sui dati e a condividere le informazioni, migliorando l’efficienza gestionale. I progetti di costruzione e i risultati vengono scomposti a livelli successivi, assegnati alle persone responsabili, e una volta scaduto il termine, viene avviato il processo di reporting. I responsabili devono riportare i progressi delle attività e lo stato dei risultati entro il termine stabilito, con i dirigenti che esaminano progressivamente e monitorano i progressi.