Introduzione del cliente
Hainan Hailing Chemical Pharmaceutical Co., Ltd. è stata fondata nel 2004 ed è un’impresa ad alta tecnologia che integra ricerca e sviluppo farmaceutico, produzione e vendita. L’azienda possiede asset superiori a 1 miliardo di yuan e conta oltre 600 dipendenti. Nel 2016, Hailing Pharmaceutical è diventata una società interamente controllata da Changjiang Health (codice azionario: 002435), società quotata in borsa. L’azienda è stata inserita tra le 100 principali imprese dell’industria farmaceutica cinese e tra le 100 migliori imprese private di Haikou. I suoi prodotti principali, “Ceftazidime per iniezione” e “Latamoxef sodico per iniezione”, si classificano rispettivamente al 4° e al 5° posto nel mercato degli antibiotici per ospedali pubblici in Cina.
Contesto del progetto
Nel corso del rapido sviluppo di Hainan Hailing Chemical Pharmaceutical Co., Ltd., il numero dei dipendenti è aumentato costantemente e la struttura organizzativa è diventata sempre più complessa. Il modello tradizionale di gestione della valutazione delle prestazioni non è più in grado di soddisfare le esigenze di una gestione più raffinata. Attualmente, le attività di valutazione delle prestazioni si basano principalmente sulla compilazione manuale e sull’uso di fogli Excel, con processi di inserimento complessi, formati non uniformi e frequenti errori nei dati; inoltre, la partecipazione dei dipendenti di prima linea risulta limitata.
Il sistema di valutazione coinvolge indicatori multidimensionali e processi di approvazione multilivello: l’intero processo è complesso e privo di un adeguato supporto informatico, con conseguente bassa efficienza operativa. Il dipartimento delle risorse umane deve dedicare molto tempo, durante i cicli mensili e trimestrali di valutazione, alla raccolta, verifica e aggregazione dei dati, con un carico di lavoro elevato e tempi di elaborazione lunghi. Allo stesso tempo, il processo di valutazione manca di meccanismi efficaci di monitoraggio: i dati storici sono difficili da rintracciare e i risultati non vengono pienamente utilizzati, rendendo difficile riflettere dinamicamente l’evoluzione delle prestazioni dei dipendenti.
Queste criticità non solo incidono sull’equità e sulla tempestività delle valutazioni, ma limitano anche l’efficacia del sistema di incentivazione legato alla gestione delle prestazioni. Per migliorare l’efficienza gestionale, ridurre il carico di lavoro del personale operativo e garantire dati di performance più accurati e tracciabili, Hainan Hailing ha urgente bisogno di implementare un sistema digitale di gestione della valutazione delle prestazioni, trasformando il processo da un modello manuale e poco efficiente a un sistema intelligente ed efficiente, sostenendo così l’evoluzione della gestione dei talenti e lo sviluppo di alta qualità dell’azienda.
Punti dolenti del cliente
- Difficoltà nella compilazione delle valutazioni: i moduli cartacei di valutazione non sono standardizzati; i dipendenti compilano senza criteri uniformi e i formati risultano molto diversi tra loro.
- Difficoltà nel riepilogo e nel calcolo delle performance: il numero di dipendenti è elevato e il carico di lavoro per le valutazioni è considerevole; la raccolta e il calcolo dei dati avvengono manualmente, con un alto rischio di errori.
- Difficoltà nell’esecuzione dei processi: il sistema di valutazione non è sufficientemente rigoroso e i flussi di lavoro non sono chiari; la trasmissione delle schede di valutazione avviene manualmente, con frequenti ritardi o mancata consegna.
Architettura della soluzione
Applicazione dettagliata della soluzione
Valutazione delle prestazioni: è stato introdotto in modo innovativo il modello di gestione “una persona, una scheda, una valutazione”, creando per ogni dipendente di officina un archivio elettronico dedicato alla valutazione delle prestazioni. Attraverso il sistema “un’unica scheda con viste multiple”, vengono presentate in modo integrato informazioni multidimensionali quali i piani di lavoro mensili, trimestrali e annuali, lo stato di completamento delle attività, il raggiungimento degli indicatori chiave e i registri di premi e sanzioni.
Il sistema supporta l’integrazione dei dati provenienti da diverse fonti di valutazione, tra cui volume di produzione, tasso di conformità della qualità, ore di presenza e rispetto delle norme di sicurezza. Tutti gli elementi di valutazione possono essere tracciati fino ai documenti operativi originari e ai registri di processo, garantendo risultati equi e trasparenti.
Sulla base di regole di valutazione e modelli di ponderazione predefiniti, il sistema raccoglie automaticamente i dati pertinenti e calcola il punteggio mensile delle prestazioni dei dipendenti, aggiornando in tempo reale il riepilogo individuale delle valutazioni. Questo riduce l’intervento manuale e migliora l’efficienza e l’accuratezza dei calcoli.
Allo stesso tempo, la piattaforma supporta un meccanismo di approvazione gerarchico e basato sui ruoli: i flussi di approvazione vengono instradati automaticamente secondo le autorizzazioni organizzative, consentendo la revisione collaborativa da parte di capigruppo, responsabili di reparto e personale delle risorse umane, garantendo un processo di valutazione standardizzato e controllabile. Questa funzionalità realizza efficacemente la standardizzazione, l’automazione e la visualizzazione della gestione delle prestazioni, rafforzando i meccanismi di incentivazione dei dipendenti e supportando la gestione snella delle attività di officina.
Valore della trasformazione
Attraverso la costruzione di una piattaforma integrata per la gestione della valutazione delle prestazioni, l’azienda ha ottenuto un significativo miglioramento dell’efficienza e della qualità della gestione delle performance. La piattaforma di gestione della valutazione delle prestazioni ha unificato standard e processi di valutazione, migliorando notevolmente l’efficienza con cui il dipartimento delle risorse umane coordina e controlla le attività di performance a livello organizzativo.
Il motore di workflow, integrato profondamente nei processi di approvazione delle valutazioni, ha risolto efficacemente i problemi tipici delle organizzazioni di tipo gruppo, come procedure di revisione multilivello e interdipartimentali complesse e difficili da monitorare, consentendo la circolazione online efficiente dei risultati di valutazione e un processo di approvazione completo e chiuso.
Per affrontare le criticità legate al grande numero di dipendenti e alla complessità dei dati di valutazione nelle officine farmaceutiche, il modulo valutazione dei dipendenti di officina utilizza raccolta automatizzata dei dati e criteri di valutazione standardizzati, permettendo un monitoraggio preciso e un rapido calcolo delle prestazioni di un gran numero di operatori di prima linea.
La scheda informativa di valutazione delle prestazioni supporta il trasferimento automatico dei piani di valutazione, la registrazione dinamica dei processi e la generazione con un solo clic dei risultati finali, soddisfacendo le esigenze di continuità e tracciabilità della gestione delle performance.
Allo stesso tempo, grazie alla rappresentazione multidimensionale e visualizzata dello spazio delle performance, i dirigenti ai diversi livelli possono consultare in tempo reale, secondo le proprie autorizzazioni, i dati chiave relativi alle prestazioni nelle aree di competenza, con obiettivi chiari, avanzamento visibile e problemi tracciabili.
Nel complesso, è stato costruito un sistema di gestione delle prestazioni trasparente, efficiente e intelligente, che ha favorito concretamente l’attuazione degli obiettivi organizzativi e il miglioramento dell’efficienza operativa.