Introduzione del cliente
Hainan Nanguo Food Industry Co., Ltd. è stata fondata nel 1992 ed è un’impresa locale di Hainan che si specializza nella produzione e gestione di alimenti tipici di Hainan. Dopo oltre 30 anni di sviluppo, Nanguo Food è passata da una tradizionale fabbrica di trasformazione a una moderna fabbrica di alimenti con una capacità produttiva annua superiore a dieci mila tonnellate, con un giardino produttivo. La notorietà e la reputazione del marchio ‘Nanguo’ sono cresciute costantemente e l’impresa Nanguo si sta evolvendo verso la diversificazione e la strutturazione in gruppo. Attualmente, sotto Nanguo ci sono diverse aziende, tra cui Hainan Nanguo Jiapin Trading Co., Ltd., Hainan Impression Nanguo Trading Co., Ltd., Hainan Nanguo Food Industry Co., Ltd. e il Parco Industriale Ecologico Nanguo, con un organico che supera i mille dipendenti.
Contesto del progetto
Nel corso del rapido sviluppo di Nanguo Food, con l’espansione della capacità produttiva e l’estensione della catena di approvvigionamento, i tradizionali modelli di gestione non sono più in grado di soddisfare le esigenze operative di un’impresa moderna, presentando numerose sfide nella gestione aziendale. Per quanto riguarda la gestione delle prestazioni, il sistema di valutazione non è completo, la definizione degli indicatori manca di basi quantitative, la raccolta dei dati dipende dalle statistiche manuali, con lunghi cicli di calcolo e bassa trasparenza, rendendo difficile motivare i dipendenti e migliorare l’efficienza organizzativa; la gestione delle attrezzature è imprecisa, con i registri delle attrezzature di produzione non chiari, i piani di manutenzione non adeguatamente eseguiti, risposte lente alle riparazioni e una gestione del ciclo di vita insufficiente, influendo sull’efficienza della produzione e sulla stabilità della qualità del prodotto; la gestione del budget è debole, la preparazione del budget è disconnessa dalla realtà, manca un monitoraggio dinamico durante l’esecuzione, con frequenti sforamenti dei costi, la finanza è separata dalle operazioni aziendali, e la gestione dei costi dettagliati è difficile da realizzare. Allo stesso tempo, ci sono gravi ‘isole di dati’ tra i vari sistemi aziendali, con i dati che non possono essere condivisi, e le decisioni della direzione mancano di supporto dati in tempo reale e precisi. Per migliorare il livello di gestione interna, ottimizzare la distribuzione delle risorse e rafforzare la competitività sul mercato, Nanguo Food ha urgente bisogno di costruire una piattaforma di gestione digitale integrata, risolvendo in modo sistemico le problematiche principali della gestione delle prestazioni, delle attrezzature e del budget, promuovendo la trasformazione della gestione aziendale verso la standardizzazione, l’intelligenza e il modello basato sui dati, ponendo una solida base per lo sviluppo sostenibile.
Punti dolenti del cliente
- Difficoltà nella valutazione delle prestazioni: Molti dipendenti, standard di valutazione complessi, difficile raccogliere, visualizzare e monitorare i dati delle prestazioni.
- Difficoltà nella gestione delle attrezzature: Grande quantità di attrezzature, gestione dei dati su carta, la ricerca, la statistica e il riepilogo dei dati richiedono molto tempo e sforzo.
- Difficoltà nel controllo del budget: La preparazione del budget è complessa; la supervisione dell’esecuzione del budget è difficile, con processi non rigorosi e difficile controllo efficace.
Architettura della soluzione
Applicazione dettagliata della soluzione
- Gestione delle prestazioni: Integrando sistematicamente i dati di valutazione su più dimensioni, il sistema consente un calcolo automatizzato e preciso delle prestazioni mensili individuali. Il sistema raccoglie automaticamente e riassume i risultati di esecuzione e valutazione di quattro indicatori chiave: ‘responsabilità, reclami interni, completamento dei compiti lavorativi e KPI delle mansioni’. Per quanto riguarda la responsabilità e i reclami interni, il sistema detrae automaticamente i punti in base ai risultati dell’attribuzione delle responsabilità; per i compiti lavorativi, vengono utilizzati punteggi quantitativi basati su parametri come il tasso di completamento e la qualità; per i KPI delle mansioni, il sistema calcola le prestazioni in base agli obiettivi predefiniti e ai risultati effettivi. Tutti i dati vengono raccolti in tempo reale nel sistema, calcolati automaticamente utilizzando un modello di ponderazione predefinito e generano il punteggio finale delle prestazioni mensili, senza intervento manuale, garantendo valutazioni eque, giuste ed efficienti. Questa funzione migliora notevolmente l’accuratezza e la tempestività della valutazione delle prestazioni, riducendo il carico di lavoro della gestione e rafforzando l’efficacia motivazionale.
- Gestione delle attrezzature: Al centro di questo sistema vi è la carta degli asset fissi, che consente la gestione digitale dell’intero ciclo di vita delle attrezzature. Ogni attrezzatura ha una carta elettronica unica, che registra completamente i dati fondamentali, come nome, modello, informazioni sugli acquisti, reparto di utilizzo, posizione, informazioni sull’ammortamento e altro. Il sistema gestisce l’intero ciclo, dalla messa in servizio al dismissione, garantendo la gestione delle operazioni di trasferimento, prestito e modifica online, con approvazioni e aggiornamenti delle informazioni in tempo reale, assicurando che i registri e la realtà siano coerenti; per la manutenzione delle attrezzature, viene adottato un sistema di gestione degli ordini di lavoro, registrando le riparazioni, i costi di manutenzione e la sostituzione dei componenti, creando una cronologia completa delle riparazioni. Quando un’attrezzatura raggiunge le condizioni per la dismissione, il sistema avvia automaticamente la richiesta di smaltimento, completando il processo di approvazione, valutazione e cancellazione. Il monitoraggio dinamico e l’accumulo dei dati durante l’intero ciclo di vita dell’attrezzatura consentono di monitorare lo stato, tracciare il processo di utilizzo e controllare le modifiche di valore, migliorando la gestione delle attrezzature, estendendo la durata utile degli asset e riducendo i costi operativi.
- Gestione del budget: Sulla base del sistema di contabilità delle spese dell’azienda, il sistema di gestione del budget costruisce un ciclo di gestione rigoroso e scientifico. Il sistema supporta la preparazione del budget annuale per voce, reparto e progetto, con approvazioni online a più livelli, garantendo che la pianificazione del budget sia conforme e ragionevole. Una volta approvato, il budget annuale viene automaticamente suddiviso in budget mensili e di reparto, evitando errori di divisione manuale. Durante l’esecuzione del budget, ogni richiesta aziendale (come acquisti, viaggi, anticipi, ecc.) è associata al budget mensile, con il sistema che verifica in tempo reale i limiti di spesa, implementando il controllo rigido ‘senza budget non si spende, oltre budget non si esegue’. Dopo il completamento del rimborso delle spese, il sistema detrae automaticamente il saldo dalla voce del budget corrispondente, aggiornando in tempo reale lo stato di esecuzione del budget, garantendo che i dati siano accurati e dinamici. Se è necessario modificare il budget a causa di esigenze operative, è possibile avviare una richiesta di modifica del budget tramite un processo online e, una volta approvato, il sistema aggiornerà automaticamente il budget mensile, garantendo un processo trasparente e tracciabile. Grazie a meccanismi automatizzati di generazione, controllo dinamico e aggiornamenti intelligenti, l’accuratezza, la sicurezza e l’efficienza nell’esecuzione del budget vengono notevolmente migliorate.
- Integrazione ERP: Grazie a un’integrazione profonda con il sistema ERP di Yongyou, il sistema di gestione aziendale si collega al sistema di contabilità finanziaria, consentendo il flusso di dati senza soluzione di continuità. Il sistema crea un archivio unico per i progetti, i clienti e il personale, sincronizzando e aggiornando i dati in tempo reale tramite interfacce, garantendo la coerenza e la completezza delle informazioni tra i sistemi, evitando l’inserimento manuale dei dati e creando un’efficiente collaborazione tra la gestione dei progetti, il servizio clienti e le risorse umane. A livello finanziario, utilizzando un meccanismo di integrazione dei voucher, i vari documenti aziendali (come contratti, rimborsi, acquisti, pagamenti e distribuzione delle prestazioni) generano automaticamente un voucher contabile standard che viene inviato direttamente al modulo finanziario ERP, realizzando l’integrazione tra flussi aziendali, flussi di denaro e flussi di informazioni. Questa funzionalità migliora significativamente l’efficienza e l’accuratezza del flusso dei dati, rafforza la fusione tra azienda e finanza e supporta la transizione della gestione finanziaria da un controllo post-fatturazione a un controllo in tempo reale e a previsioni preventivate, promuovendo un sistema operativo digitale, efficiente, conforme e intelligente.
Valore della trasformazione
Attraverso la costruzione e l’applicazione della piattaforma di gestione digitale, l’azienda ha ottenuto un miglioramento complessivo dell’efficienza gestionale: la valutazione delle prestazioni è stata completamente digitalizzata e automatizzata, garantendo che il processo di valutazione sia normativo, efficiente e i risultati accurati e giusti, stimolando efficacemente l’energia organizzativa; la gestione delle attrezzature è completamente digitalizzata, coprendo l’intero ciclo di vita degli asset, garantendo che i registri siano chiari, l’operatività tracciabile e conforme e sotto controllo, assicurando il funzionamento stabile della produzione; la gestione del budget copre l’intero processo dalla pianificazione, all’esecuzione e all’analisi, con un controllo preciso delle spese e la trasparenza dell’esecuzione, raggiungendo veramente il principio di ‘spendere in modo chiaro e gestire con precisione’; allo stesso tempo, il sistema, integrato profondamente con ERP, finanza e altre piattaforme, rompe le barriere dei dati, realizzando un’efficiente interazione tra le operazioni aziendali e la finanza, riducendo notevolmente le operazioni manuali e migliorando l’efficienza della collaborazione tra i sistemi. Complessivamente, l’azienda ha ottenuto riduzione dei costi, aumento dell’efficienza e operazioni normate, fornendo una solida base per la gestione snella e lo sviluppo sostenibile dell’impresa.