Introduzione del cliente
L’Università Hohai è un’università con oltre cento anni di storia, specializzata in ingegneria idraulica, con una forte enfasi sulle discipline ingegneristiche e uno sviluppo coordinato tra molteplici discipline. È un’università chiave sotto la supervisione diretta del Ministero dell’Istruzione, ed è stata inclusa nel progetto nazionale “211”, nel progetto di costruzione della piattaforma per l’innovazione delle discipline di eccellenza, nella costruzione delle discipline di livello mondiale, e ha istituito una scuola di post-laurea. Nel corso di oltre cento anni, l’università è cresciuta e si è sviluppata lungo il percorso di lotta per la gestione delle acque e il progresso nazionale, ed è stata definita “la culla per la formazione di talenti innovativi e imprenditoriali nel settore idraulico e una base importante per l’innovazione scientifica e tecnologica nelle scienze idrauliche”.
Contesto del progetto
L’Università Hohai ha attraversato un processo di digitalizzazione che è passato dalla rete locale iniziale ai sistemi informativi, fino all’applicazione su larga scala di decine di sistemi applicativi aziendali. Tuttavia, con l’aumento dei sistemi indipendenti, sono emersi problemi sempre più evidenti, come isole di dati e difficoltà di collaborazione, causati dall’incoerenza nei framework di sviluppo e dalla mancanza di uniformità nelle normative sui dati. In questo contesto, l’Università Hohai ha proposto la necessità di una piattaforma unificata, sperando di realizzare un’operazione collaborativa integrata nel campus attraverso la costruzione di una piattaforma unificata per lo scambio dei dati, una piattaforma di autenticazione unificata e una piattaforma di servizi informativi unificata, per garantire una gestione scolastica di alta qualità.
Obiettivi di costruzione
- Esigenza di lavoro mobile:
- L’architettura del sistema OA originale non supporta lo sviluppo delle funzionalità per il lavoro mobile. I docenti e il personale amministrativo sono vincolati alla postazione del computer desktop per gestire le attività OA, rendendo difficile monitorare e gestire le attività da fare in tempo reale, con conseguente riduzione dell’efficienza lavorativa.
- Esigenza di espansione delle applicazioni:
- Il sistema OA originale offre applicazioni aziendali relativamente limitate, senza possibilità di espansione o continuità nelle applicazioni aziendali. Attualmente, sono disponibili solo funzionalità per la gestione della documentazione interna, gestione delle riunioni, pianificazione degli orari, supervisione e gestione delle attività, gestione dei contratti, rubrica telefonica, ecc., tutte da gestire manualmente offline, con conseguente bassa efficienza.
- Esigenza di compatibilità del sistema:
- Il sistema OA originale è stato sviluppato diversi anni fa e supporta solo il browser con kernel IE8.0, senza compatibilità con i browser moderni più diffusi (IE9, IE10, IE11), compromettendo gravemente l’efficienza operativa dell’istituto.
- Esigenza di gestione di più strutture organizzative:
- L’università ha campus a Nanchino e Changzhou, tra cui il campus di Xikang Road, il campus di Jiangning e il campus di Changzhou. Il sistema originale non supporta una struttura organizzativa che consenta una gestione autonoma del campus di Changzhou.
Architettura della soluzione
Applicazione della soluzione dettagliata
- Gestione dei documenti ufficiali:
- Sistema integrato e mobile per la gestione dei documenti ufficiali. Creazione di un sistema di gestione dei documenti che copre l’emissione, lo scambio, la ricezione, la firma e la gestione mobile dei documenti, combinando rigore e flessibilità, garantendo dati completi e processi efficienti.
- Gestione delle riunioni:
- Pianificazione facile delle riunioni e distribuzione efficiente delle decisioni. Il sistema di gestione delle riunioni del campus, basato su un controllo dettagliato, copre l’intero flusso, dalla gestione dei temi della riunione, alle risorse delle sale riunioni, fino all’esecuzione della riunione, con un riepilogo completo delle informazioni, decisioni distribuite in modo efficiente e supervisione dell’esecuzione, garantendo l’attuazione dei risultati delle riunioni.
- Agenda del leader:
- Agenda dei leader pubblica e gestione efficiente degli affari. L’agenda dei leader scolastici viene compilata da personale dedicato e mostrata in base alla portata pubblica dell’evento, includendo il titolo dell’evento, inizio e fine, livello di importanza, creatore e ambito pubblico, migliorando notevolmente l’efficienza dei decision-maker.
- Supervisione e gestione delle attività:
- Monitoraggio completo delle questioni chiave. Attraverso la piattaforma COP di collaborazione, le attività principali annuali, i documenti, le operazioni, le riunioni e i file vengono trasferiti nel sistema di supervisione e gestione, implementando gestione delle attività, notifiche, sollecitazioni, feedback, report, archiviazione e monitoraggio del processo, garantendo che le attività siano completate e le decisioni siano riportate.
- Notifiche e annunci:
- Sincronizzazione delle notifiche e degli annunci su tutta la piattaforma. OA si integra con il portale delle informazioni di Hohai, pubblicando documenti amministrativi, notizie e annunci creati direttamente nel sistema, visibili per gli studenti e il personale. Gli utenti con account OA possono anche consultare i documenti pubblicati nella sezione di costruzione culturale del sistema in qualsiasi momento.
- Gestione degli annuari:
- Gestione degli annuari con un approccio visivo. L’applicazione di gestione degli annuari registra annualmente il lavoro dei leader scolastici, della gestione amministrativa, dell’insegnamento, della ricerca, della costruzione del team e delle attività del personale. Utilizzando una rappresentazione visiva del processo di gestione, fornisce un accesso rapido e permette di consultare le linee guida per la redazione degli annuari, le normative di invio da parte dei vari dipartimenti e le versioni precedenti.
- Gestione dei contratti:
- Ciclo chiuso per i contratti, acquisti e pagamenti. La gestione dei contratti di Hohai include sei passaggi principali: creazione del partner contrattuale, approvazione del contratto, approvazione dell’esecuzione del contratto, approvazione delle modifiche del contratto, approvazione dei contratti retroattivi e richiesta di delega per l’autorizzazione legale. Garantisce l’esecuzione e la gestione unificata dei contratti, con un’integrazione con i sistemi di acquisto, tecnologia e finanza esistenti, dove i pagamenti finanziari possono essere direttamente associati alle condizioni di pagamento del contratto, completando il ciclo di acquisto, contratto e pagamento.
- Integrazione del sistema:
- Migrazione dei dati e integrazione del portale delle informazioni e del sistema archivistico.
- Migrazione dei dati: Tramite la piattaforma COP, i dati originali di OA vengono migrati in modo fluido, facilitando la consultazione delle informazioni per il lavoro amministrativo successivo.
- Integrazione del portale delle informazioni: Il personale può accedere al sistema OA tramite il portale delle informazioni del campus per gestire le attività.
- Integrazione del sistema archivistico: Dopo l’approvazione dei documenti ufficiali, i documenti, gli allegati e i contenuti vengono automaticamente archiviati nel sistema, senza necessità di operazioni manuali.
- Gestione del Partito:
- Piattaforma di gestione a doppio obiettivo “Gestione + Supervisione”. Creazione di una piattaforma per la gestione e supervisione delle attività del partito, che include lo sviluppo dei membri, la vita del partito, le quote associative, la formazione e i progetti, realizzando una gestione intelligente e fornendo supporto per il miglioramento della gestione interna e rafforzando la costruzione delle organizzazioni del partito. Questo favorisce l’integrazione tra il partito e le attività aziendali.
Valore della trasformazione
La piattaforma di lavoro collaborativo ha fornito a Hohai University diverse funzionalità, tra cui gestione dei documenti ufficiali, pubblicazione delle informazioni, lavoro individuale, lavoro di dipartimento, gestione delle conoscenze e gestione dei flussi di lavoro. Attraverso l’integrazione delle risorse informatizzate e il lavoro collaborativo, è stata accelerata la circolazione delle informazioni all’interno dell’università, realizzando la standardizzazione dei flussi di lavoro e migliorando l’efficienza operativa.
- Supporto per le attuali esigenze di gestione della struttura organizzativa dell’università, realizzando il modello di gestione autonomo per il campus di Changzhou.
- Miglioramento delle applicazioni di gestione aziendale, come la gestione delle riunioni, la pianificazione degli orari, la supervisione e gestione delle attività, la rubrica, ecc.
- Creazione di un sistema unificato per la gestione dei documenti ufficiali, che permette la gestione elettronica dei documenti, l’upload e il flusso rapido delle informazioni.
- Applicazioni per i flussi dei moduli, aiutando l’attuazione delle normative di gestione all’interno dell’università.
- Realizzazione di una collaborazione efficiente, una comunicazione fluida, e la rimozione delle barriere tra dipartimenti.
- Piattaforma di lavoro mobile, che consente la gestione delle attività in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, gestendo in modo frammentato le operazioni.