Introduzione del cliente
Guangzhou Xiaopeng Motors Technology Co., Ltd. è un marchio di auto elettriche internet di proprietà di Guangzhou Chengxing Intelligent Automotive Technology Co., Ltd. È un’azienda che progetta e produce auto intelligenti, fondata nel 2014 e con sede a Guangzhou. Le sue vetture sono caratterizzate dal supporto della tecnologia di guida autonoma di livello 3 e dalle applicazioni internet.
Contesto del progetto
Prima della costruzione della piattaforma centrale, Xiaopeng Motors aveva già implementato sistemi come SAP ERP, il sistema di mobilità intelligente TVMS, il sistema QMS e il sistema E-signature. Questi sistemi sono molto efficaci nella gestione informatizzata delle informazioni all’interno dei rispettivi ambiti aziendali, ma sono numerosi e operano separatamente. Nella pratica espansione e gestione operativa di Xiaopeng Motors, c’era una forte necessità di integrare i flussi aziendali, i dati e le applicazioni dei sistemi, e di migliorare la collaborazione tra i diversi ambiti aziendali. A causa dell’indipendenza relativa tra i sistemi esistenti, non è stato possibile soddisfare pienamente le esigenze di gestione informatizzata.
La direzione di Xiaopeng Motors ha gradualmente riconosciuto la necessità di aggiornare il sistema informatico dell’azienda, comprendendo la necessità di costruire una piattaforma in grado di centralizzare la gestione standardizzata dei vari processi aziendali. Il sistema dovrebbe essere incentrato sul flusso dei processi aziendali, realizzando una gestione informatizzata end-to-end dei processi aziendali, e consentire la gestione piattaformica dell’integrazione dei dati aziendali e delle applicazioni dei portali. Dopo un’accurata ricerca e consulenza, Xiaopeng Motors ha deciso di iniziare con l’introduzione di un software di gestione collaborativa. Durante la selezione del software di gestione collaborativa, l’azienda ha confrontato, selezionato e negoziato con diversi fornitori di software, e alla fine ha scelto la soluzione offerta da Zhiyuan Huitian Software Company per la costruzione della piattaforma centrale per la gestione collaborativa delle operazioni.
Problemi principali del cliente
Nell’espansione e nella gestione operativa effettiva di Xiaopeng Motors, c’era una forte necessità di integrare i flussi aziendali, i dati e le applicazioni dei sistemi, e di migliorare la collaborazione tra i diversi processi aziendali. L’azienda aveva bisogno di sviluppare una capacità di collaborazione più efficace. A causa dell’indipendenza relativa tra i sistemi attuali, non è stato possibile soddisfare questa esigenza di gestione informatizzata.
Architettura della soluzione
Applicazione della soluzione dettagliata
I. Gestione dei processi: Il nucleo della costruzione della piattaforma centrale per le operazioni collaborative è l’integrazione efficace dei processi aziendali esistenti e dei software di gestione collaborativa, sfruttando gli strumenti di modellazione dei processi nativi del software per realizzare una gestione informatizzata e centralizzata end-to-end in tutti i settori aziendali. Creando il Centro di Gestione dei Processi BPM di Xiaopeng Motors, è possibile gestire l’intero ciclo di vita dei processi aziendali. Dalla pianificazione dei processi alla modellazione dei processi, dalla modellazione all’esecuzione e alla gestione della manutenzione, fino alle performance dei processi. Attraverso l’analisi delle performance dei processi organizzativi e individuali, vengono generati report di performance che forniscono informazioni per le decisioni direzionali, che alimentano i nodi dei processi per ottimizzare ulteriormente i flussi e migliorare la catena decisionale aziendale. Il processo di approvazione, da un giudizio manuale a uno automatizzato, accelera ulteriormente l’efficienza delle approvazioni.
II. Integrazione dei sistemi: La creazione della piattaforma centrale non solo risolve il problema del lavoro collaborativo, ma deve anche affrontare l’efficienza della cooperazione tra i vari sistemi aziendali di back-end. Come integrare in modo efficace le attività frammentate e disperse con la collaborazione? La piattaforma centrale gioca un ruolo cruciale.
- Integrazione tra business e finanza:
Grazie all’integrazione con il sistema SAP di finanza, tutte le richieste di rimborso spese e le domande di prestito dei dipendenti, una volta approvate, generano automaticamente una registrazione contabile che viene inviata al sistema di finanza per la contabilizzazione, realizzando la gestione integrata dei dati delle spese aziendali e finanziarie. - Gestione chiusa del ciclo di acquisto:
Grazie all’integrazione con SAP per la gestione degli acquisti, viene realizzata una gestione chiusa dell’intero ciclo di acquisto, dalla richiesta di acquisto all’ordine di acquisto, dalla consegna della merce al pagamento. Questo processo elimina gli sprechi e i rischi degli acquisti, garantendo un flusso di acquisti sicuro e affidabile. - Garanzia dell’efficienza e sicurezza nell’uso degli asset:
Grazie all’integrazione con SAP per la gestione degli asset, il sistema gestisce l’intero ciclo di vita degli asset, dalla registrazione all’uso e al trasferimento, attraverso la gestione dei flussi aziendali e della collaborazione, migliorando la sicurezza nell’uso degli asset e aumentando l’efficienza operativa. - Viaggi d’affari semplificati grazie alla collaborazione:
L’integrazione con il sistema di viaggi aziendali Alibaba consente la gestione centralizzata delle richieste di viaggio, semplificando numerosi passaggi di approvazione e riducendo la complessità del processo. Questo consente un miglior controllo dei costi per biglietti, hotel e trasporti, contribuendo a ottimizzare la gestione dei costi dei viaggi aziendali.
Il cuore del Centro di Processi di Xiaopeng Motors è l’integrazione dei flussi tra vari sistemi aziendali di back-end, come SAP per la finanza, acquisti e asset, Alibaba per i viaggi aziendali, E-signature per i contratti aziendali, il sistema di mobilità intelligente per i pagamenti ai fornitori, e l’integrazione con la struttura organizzativa di DingTalk, il portale unico di login, ecc. Tutto questo è possibile grazie alla funzione del motore di scambio dati DEE della piattaforma di collaborazione Zhiyuan.
III. Gestione delle riunioni:
Gestione digitale delle riunioni integrata con il sistema di schermo grande. L’integrazione del sistema di schermo delle sale riunioni consente il check-in e check-out, con rilascio automatico della sala se i partecipanti non si sono registrati entro 10 minuti dall’inizio della riunione.
La gestione delle risorse delle sale riunioni, organizzata per area aziendale e con assegnazione dei permessi necessari. La piattaforma offre funzioni per la ricerca delle sale, prenotazione, gestione, pianificazione delle riunioni, notifiche, report delle riunioni, ricerca dei partecipanti, verbali e archiviazione delle riunioni. È possibile organizzare e gestire le riunioni, visualizzare la partecipazione e i verbali.
Registrazione delle risorse delle riunioni con informazioni come il nome della sala, la posizione, lo stato, le attrezzature, la necessità di approvazione, e la capacità. Con una dashboard grafica delle sale, è possibile visualizzare lo stato di occupazione delle sale e ricevere notifiche automatiche in caso di conflitti sugli orari.
Monitoraggio in tempo reale dello stato di approvazione dei partecipanti, facilitando il processo di registrazione. I partecipanti possono caricare allegati e documenti correlati alla riunione, aiutando l’organizzatore a raccogliere e organizzare il materiale per la riunione. Una volta accettato l’invito, la riunione viene automaticamente aggiunta all’agenda del dipendente e visualizzata nella dashboard. Per le videoconferenze, i partecipanti possono partecipare con un solo clic.
Valore della trasformazione
La costruzione della piattaforma centrale per le operazioni collaborative ha permesso l’integrazione dei processi dei sistemi eterogenei, realizzando una gestione dei processi collaborativi su tutti i sistemi aziendali. È stata completata l’integrazione di oltre 20 processi tra sistemi diversi e la gestione di più di 110 processi che coprono aree come amministrazione, risorse umane, finanza, affari legali, IT e altre operazioni aziendali, oltre alla gestione delle riunioni digitali personalizzata. Grazie alla costruzione della piattaforma operativa centrale, è stato possibile standardizzare, rendere trasparente e tracciabile la gestione dei processi aziendali di Xiaopeng Motors, garantendo la tempestività nelle operazioni aziendali e implementando efficacemente le politiche aziendali. Questo ha migliorato il controllo sulle operazioni aziendali, ridotto gli errori umani e risparmiato un’enorme quantità di lavoro manuale, riducendo il carico di lavoro inutile. Rispetto al modello manuale precedente, l’efficienza nell’approvazione dei processi è aumentata del 50%, permettendo all’azienda di realizzare veramente l’obiettivo di ridurre i costi e migliorare l’efficienza.