Presentazione del Cliente
L’Università di Aeronautica e Astronautica di Nanchino (Nanjing University of Aeronautics and Astronautics, NUAA) è un’università nazionale chiave, completa e prevalentemente tecnico-scientifica, con una forte enfasi sulle caratteristiche dell’aviazione, dell’aerospazio e dell’aviazione civile. Essa è direttamente subordinata al Ministero dell’Industria e della Tecnologia dell’Informazione della Repubblica Popolare Cinese. L’università è designata come “Double First-Class University” (ovvero un’università per la costruzione di discipline di livello mondiale) e rientra tra le istituzioni chiave del progetto nazionale “211 Project” e della “Piattaforma di Innovazione delle Discipline Vantaggiose del 985 Project”.
L’università attualmente opera in tre campus: Ming Palace, Jiangjun Road e Tianmu Lake. Dispone di 18 facoltà e 218 istituti di ricerca scientifica. Ha costruito 7 laboratori chiave a livello nazionale, 1 Centro di Innovazione dell’Industria della Scienza e Tecnologia per la Difesa Nazionale, 1 Centro di Innovazione Collaborativa costruito congiuntamente da provincia e ministero, 1 Laboratorio di Ingegneria Congiunta Nazionale-Locale, 2 Basi Nazionali per l’Insegnamento dei Corsi Fondamentali di Ingegneria, 1 Base Nazionale per la Formazione di Studenti Eccezionali nelle Discipline di Base e 4 Centri Nazionali Dimostrativi per l’Insegnamento Sperimentale. Attualmente, l’università ha 2 discipline chiave nazionali di primo livello (Scienza e Tecnologia Aeronautica e Astronautica, Meccanica), 9 discipline chiave nazionali di secondo livello, 2 discipline chiave nazionali (in fase di coltivazione) e 10 discipline con caratteristiche di difesa nazionale.
Contesto del Progetto
Sulla base delle risorse di rete e informative esistenti, e facendo affidamento sulla piattaforma Seeyon (Zhiyuan), l’obiettivo è creare una piattaforma di gestione dei progetti di investimento per l’Università di Aeronautica e Astronautica di Nanchino che soddisfi le diverse esigenze di gestione dei livelli decisionale, gestionale ed esecutivo. Questa piattaforma digitalizzerà la gestione di processi come la presentazione della domanda, l’approvazione, la gestione del processo, gli archivi di progetto, le modifiche di progetto e la gestione dei finanziamenti, al fine di realizzare il controllo dell’intero ciclo di vita del progetto e supportare decisioni multilivello.
Punti Dolenti del Cliente
I progetti di investimento dell’Università di Aeronautica e Astronautica di Nanchino (NUAA) coinvolgono numerosi aspetti, dipartimenti e personale. È necessario gestire un carico di lavoro considerevole per processi che vanno dalla valutazione iniziale per l’approvazione del progetto, l’analisi e la selezione dei fornitori, l’appalto (gare d’appalto) fino all’implementazione del progetto, l’accettazione finale e la manutenzione/aggiornamento successivi. Il carico di lavoro è pesante e il personale è limitato; i metodi di gestione tradizionali esistenti non possono più soddisfare il numero crescente di compiti di costruzione informatica dell’università. Molte fasi del processo di realizzazione dei progetti richiedono la conferma manuale e l’allineamento delle informazioni correlate, il che comporta costi di comunicazione estremamente elevati e rende difficile il controllo dello stato di avanzamento del progetto, diventando un fattore importante per la mancata consegna di alcuni progetti nei tempi previsti.
Obiettivi di Costruzione
- Aumentare l’efficienza della gestione dei progetti：Aumentare l’efficienza della gestione dei progetti: L’attuale gestione dei progetti di informatizzazione e il tracciamento dello stato di avanzamento coinvolgono un ampio numero di persone e ruoli, richiedendo la collaborazione di più dipartimenti. I numerosi problemi di comunicazione causano costi non necessari. È necessario, attraverso il sistema di gestione dei progetti di investimento, gestire l’intero ciclo di vita del progetto, aiutando i responsabili di progetto a monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento e altri dettagli del progetto.
- Migliorare la capacità di supervisione dei processi：Garantire una gestione sistematica e unificata dei progetti in corso e di quelli già completati, consentendo di visualizzare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento di ogni attività, tracciare i problemi durante l’esecuzione e controllare i rischi del progetto.
- Creare un database dei fornitori：Definire flussi di lavoro e standard operativi completi, in modo che la successiva revisione e valutazione delle unità di implementazione sia basata su dati concreti e venga inserita nel ciclo chiuso di gestione dell’implementazione del progetto, migliorando efficacemente la capacità di esecuzione di ogni fase di implementazione.
Architettura della Soluzione
Applicazione Dettagliata della Soluzione
- Portale di Gestione：Portale di gestione basato sullo scenario operativo, che soddisfi le esigenze di controllo dei progetti dei diversi ruoli e visualizzi la situazione di tutti i progetti dell’università in modo classificato e stratificato.
① Dirigente Responsabile：Visione d’insieme dello stato di avanzamento, dei costi, della qualità, dei rischi e dei contratti del progetto, che supporta il processo decisionale della gestione del progetto.
② Responsabile di Progetto：Gestire lo stato di avanzamento, le modifiche, i costi, la qualità, i problemi, i rischi, i contratti e le parti interessate del progetto. Coprire tutte le funzioni di gestione del progetto e gestirlo in modo efficiente.
③ Membri del Team di Progetto：Visualizzare su un’unica schermata le informazioni relative alla pianificazione del lavoro, alle attività in sospeso e ai problemi da risolvere, aumentando l’efficienza lavorativa dei membri del team di progetto e garantendo la qualità del lavoro di progetto.
- Presentazione della Domanda di Progetto：L’Ufficio per l’Informatizzazione avvia la procedura di presentazione delle domande di progetto ogni secondo semestre dell’anno, e le unità esecutive presentano i progetti seguendo le linee guida di candidatura.L’Ufficio per l’Informatizzazione, in base alla situazione effettiva del progetto, utilizza due forme – la verifica da parte di esperti o la revisione interna – per effettuare una valutazione sulla necessità, la fattibilità tecnica, l’affidabilità in termini di sicurezza e la ragionevolezza del budget del progetto. Dopo il completamento della revisione del progetto, è richiesto il caricamento dei risultati della valutazione.
- Gestione del Progetto：Centrato sul progetto, gestire il processo di progetto dall’approvazione, alla scomposizione delle attività lavorative, alla pianificazione dei progressi, all’inserimento dei dati sullo stato di avanzamento fino all’accettazione finale del progetto; inoltre, gestire le modifiche agli archivi di progetto, alla pianificazione, allo stato, ai rischi e alle informazioni, rafforzando il controllo su pianificazione, esecuzione e modifiche, al fine di garantire il successo del progetto e migliorare l’esecuzione della strategia di investimento dell’università.
- Gestione dei Fondi：La gestione dei progetti di investimento dell’Università di Aeronautica e Astronautica di Nanchino collegherà i finanziamenti e i progetti di investimento, elaborando informazioni quali l’importo totale del budget, l’importo previsto da registrare e l’importo disponibile, monitorando in tempo reale l’utilizzo dei fondi e lo stato delle entrate.
① Panoramica grafica del tipo di fondo, dello stato di ricezione dei pagamenti e della situazione delle spese dei fondi.
② I fondi speciali sono classificati per categoria, e la spesa è garantita da una fonte affidabile.
③ La reportistica mostra la situazione delle entrate dei fondi, l’importo del contratto, lo stato delle spese e lo stato di avanzamento dell’esecuzione, ricercabili per diverse dimensioni relative al tipo di costo.
- Messaggistica Istantanea：Tutti i dipendenti interni possono utilizzare la piattaforma di messaggistica istantanea in qualsiasi momento e luogo per comunicare in tempo reale con gli altri dipendenti, realizzando la condivisione di informazioni, la trasmissione di documenti e lo scambio interattivo di informazioni in formato multimediale basato sullo scenario di gestione del progetto.
Valore della Trasformazione
Attraverso il monitoraggio delle quattro dimensioni di tempo, persone, eventi e oggetti, si gestiranno in modo efficace le quattro attività di gestione del progetto, gestione dei compiti, gestione degli obiettivi e gestione delle performance, ottenendo un controllo globale dello stato di avanzamento del progetto. Si solleciteranno i vari dipartimenti a distillare i punti salienti del lavoro e a redigere rapporti di lavoro mensili. Si stabilirà un sistema di valutazione del lavoro per promuovere il raggiungimento degli obiettivi di progetto in termini di qualità e quantità, formulando linee guida per il lavoro futuro. Attraverso la raccolta trasparente di dati, il monitoraggio dei progressi e l’analisi dei problemi “online”, e basandosi sul sistema di analisi dei dati, si assisteranno i dirigenti dell’università e le unità esecutive nel prendere decisioni basate sui dati e nel condividere le informazioni, migliorando così l’efficienza gestionale. I progetti di costruzione e i risultati saranno scomposti a cascata e assegnati a persone specifiche; alla scadenza, verrà avviato il flusso di lavoro per la compilazione, e i responsabili avranno un termine per inserire l’avanzamento del compito e il completamento dei risultati, mentre i dirigenti competenti ne esamineranno e comprenderanno i progressi in modo graduale.