Introduzione del Cliente
Guangxi Airport Management Group Co., Ltd. è una grande impresa statale di supporto al trasporto aereo direttamente subordinata al Governo Popolare della Regione Autonoma di Guangxi Zhuang.
Essa è responsabile della pianificazione e del coordinamento della gestione e delle operazioni degli aeroporti civili della regione per conto del Governo Popolare della Regione Autonoma di Guangxi Zhuang.
Il suo predecessore era l’Amministrazione dell’Aviazione Civile della Regione Autonoma di Guangxi Zhuang, una filiale dell’Amministrazione Generale dell’Aviazione Civile della Cina.
Il Gruppo Guangxi Airport Management si impegna nella costruzione di una nazione leader nell’aviazione civile, avanzando con perseveranza verso l’obiettivo di “diventare un gruppo moderno di servizi e supporto al trasporto aereo di prima classe in Cina e di fama mondiale”, lavorando per costruire ponti aerei e creare porti accoglienti.
Contesto del Progetto
Il Gruppo Aeroportuale di Guangxi ha investito molto nell’informatizzazione, dotandosi non solo di sistemi operativi e sistemi finanziari specializzati, ma anche di sistemi d’ufficio tradizionali. In particolare, il sistema di ufficio elettronico ha reso digitali parte dei documenti e delle comunicazioni quotidiane, raggiungendo sostanzialmente una semplice gestione senza carta.
Tuttavia, alcuni sistemi sviluppati per la gestione specifica, come la gestione delle gare d’appalto (o bandi), la gestione dei contratti, la gestione del personale, la gestione finanziaria, la gestione delle immobilizzazioni (o beni strumentali) e la gestione della sicurezza, non riflettono una considerazione globale della strategia di informatizzazione del Gruppo.
Per migliorare l’efficienza del controllo del Gruppo, per realizzare la visualizzazione delle azioni gestionali, la tracciabilità delle informazioni di processo e la condivisione collaborativa dei sistemi operativi, è urgente disporre di una piattaforma di gestione collaborativa che sia efficiente nell’elaborazione, che integri le attività, che consenta la condivisione dei dati e che sia in grado di essere configurata in modo intelligente.
Obiettivi di Costruzione
Sulla base della conoscenza del Gruppo Aeroportuale di Guangxi e della comprensione delle esigenze aziendali complessive, attraverso la discussione congiunta dei team di progetto di entrambe le parti, sono stati definiti e stabiliti gli obiettivi di questo progetto:
Implementando il Sistema di Gestione Collaborativa (OA) presso il Gruppo Aeroportuale di Guangxi, e fornendo moduli applicativi quali gestione della documentazione ufficiale, lavoro collaborativo, gestione dei moduli, informazioni pubbliche, gestione di agenda/riunioni, strumenti di uso comune e gestione del sistema, si mira a:
Permettere che la collaborazione quotidiana, la trasmissione di documenti ufficiali e altre informazioni siano elaborate in modo tempestivo, efficiente, ordinato, controllabile e completamente condiviso tra i vari dipartimenti, le unità subordinate, le società controllate, i gruppi e il personale individuale.
In tal modo, si intende migliorare in modo completo l’efficienza operativa e il livello di applicazione gestionale del Gruppo Aeroportuale di Guangxi e risolvere le seguenti questioni chiave:
1.Piattaforma di scambio e circolazione dei documenti ufficiali per l’intero Gruppo, al fine di realizzare lo scambio e il flusso della documentazione ufficiale tra tutte le unità del Gruppo e la Sede Centrale (o la Direzione).
2. Piattaforma di comunicazione e collaborazione per l’intero Gruppo, al fine di realizzare l’interconnessione e lo scambio di informazioni, processi e comunicazioni tra tutte le unità del Gruppo.
3. Portali di Lavoro e Ufficio (Office Portal), per realizzare i portali di lavoro e ufficio della Sede Centrale del Gruppo e di tutte le unità subordinate. Ciascuna unità potrà configurare in modo indipendente i contenuti richiesti, consentendo una presentazione centralizzata di elementi quali questioni in sospeso, messaggi e informazioni pubbliche.
4. La Piattaforma di Supporto Applicativo deve prevedere interfacce ricche e funzioni di espansione di base (come messaggistica istantanea, generatore di applicazioni/servizi e reportistica), al fine di fungere in futuro da piattaforma fondamentale per l’integrazione di vari sistemi operativi e l’estrazione dei dati.
5. Sviluppare il Modulo di Gestione delle Risorse Umane (HRM): Utilizzando il generatore di applicazioni/servizi, istituire un sistema di gestione degli archivi del personale basato sulla situazione delle risorse umane, consolidando le informazioni sul personale del Gruppo.Ciò permetterà di eliminare la gestione degli archivi del personale tramite fogli Excel, risolvendo così la mancata condivisione delle informazioni in tempo reale, il ritardo nella conoscenza della situazione del personale delle filiali e delle controllate, e l’eccessivo dispendio di tempo ed energie per le statistiche mensili.
Architettura della Soluzione
Applicazione Dettagliata della Soluzione
- La gestione della documentazione ufficiale (gōngwén): La documentazione ufficiale è costituita dagli atti d’ufficio che hanno effetto legale e un sistema normativo specifico, creati e utilizzati da organizzazioni come enti governativi del partito, aziende e unità operative, o enti statutari, nelle loro attività istituzionali, ed è uno strumento importante per l’amministrazione secondo la legge e lo svolgimento delle attività d’ufficio. La gestione della documentazione ufficiale sarà sviluppata in base alle distinzioni operative e includerà: Gestione dei Documenti in Uscita, Gestione dei Documenti in Entrata e Gestione delle Richieste/Rapporti. Ogni sezione richiederà una progettazione separata per moduli dei documenti, flussi di lavoro, permessi/autorizzazioni, modelli standard (con intestazione/loghi) e utilizzo dei sigilli (o timbri). Tutti i documenti in uscita dell’intero Gruppo dovranno utilizzare moduli e flussi di lavoro standard. Attualmente, è necessario implementare nel sistema collaborativo una procedura di flusso elettronica unificata che soddisfi l’elaborazione interamente digitalizzata, dalla bozza del documento in uscita fino all’invio. Allo stesso tempo, tramite la Piattaforma di Gestione Collaborativa, si dovrà realizzare l’inoltro e la distribuzione dei documenti ufficiali tra la Sede Centrale del Gruppo e tutte le unità subordinate, soddisfacendo le esigenze di flusso interno e di scambio reciproco dei documenti tra le varie unità.
- Integrazione di Sistema：Nell’ambiente di lavoro quotidiano di un’impresa, la necessità di passare continuamente tra più sistemi per effettuare il login e il logout risulta complessa e fastidiosa; inoltre, le informazioni sull’account e sulla piattaforma non sono uniformi. La mancata sincronizzazione delle informazioni tra i vari sistemi crea facilmente isolamento informativo. I numerosi sistemi attualmente indipendenti non sono più sufficienti a supportare lo sviluppo aziendale; è quindi urgente risolvere il problema dell’integrazione di sistemi multipli e della sincronizzazione delle informazioni. Il Gruppo Aeroportuale sta utilizzando la piattaforma collaborativa di Seeyon come middleware (chuntai), per creare un portale informativo integrato che offra una gestione unificata delle informazioni, un’elaborazione unificata delle attività e un unico punto di accesso alle applicazioni. Ciò fornirà al Gruppo Aeroportuale un portale informativo d’ufficio unificato e un punto di accesso al lavoro altamente efficiente. Attualmente, sono già stati integrati sistemi eterogenei come Mingtu Supervision and Handling, Contract Approval e Kingdee Financial.
- Gestione delle Risorse Umane：I sei moduli della Gestione delle Risorse Umane (HRM) rappresentano una sintesi, attraverso una suddivisione modulare, dei contenuti che rientrano nel lavoro di gestione delle risorse umane di un’azienda. Nello specifico, si riferiscono a: pianificazione delle risorse umane, reclutamento e assegnazione, formazione e sviluppo, gestione delle performance, gestione di retribuzione e benefit, e gestione delle relazioni sindacali/lavorative. L’assegnazione delle risorse umane si riferisce alla disposizione scientifica e razionale delle risorse umane all’interno di un’organizzazione o azienda, attuata al fine di migliorare l’efficienza lavorativa e ottimizzare le risorse umane. Sebbene i vari moduli della Gestione delle Risorse Umane abbiano focus differenti, sono strettamente interconnessi, proprio come una catena biologica: la mancanza di un anello qualsiasi influenzerà lo squilibrio dell’intero sistema. Pertanto, il lavoro delle Risorse Umane è un’entità organica, dove il lavoro di ogni singola fase deve essere completo. Allo stesso tempo, è necessario adeguare costantemente l’attenzione al lavoro in base alle diverse situazioni, al fine di garantire che la Gestione delle Risorse Umane mantenga un funzionamento sano e supporti il raggiungimento finale degli obiettivi strategici dell’azienda.
Valore della Trasformazione
Attraverso l’implementazione del Sistema di Gestione Collaborativa del Gruppo Aeroportuale di Guangxi, si realizzeranno funzionalità chiave come la circolazione dei documenti, la gestione amministrativa, la gestione della knowledge base, l’ufficio mobile e il portale informativo unificato, realizzando un modello di “controllo del Gruppo con gestione decentrata”. Sarà possibile ottenere l’integrazione documentale, l’interazione fluida dei dati e l’elevata condivisione delle risorse, istituendo così una piattaforma d’ufficio avanzata, unificata, centralizzata, efficiente e intelligente. Attraverso la creazione del modulo di gestione collaborativa delle risorse umane, si otterrà la sincronizzazione in tempo reale del sistema di organigramma, rompendo l’isolamento informativo all’interno del Gruppo. Ciò risolverà il lavoro ripetitivo e noioso di grandi quantità di personale, realizzando la condivisione in tempo reale e la consultazione su richiesta delle statistiche del personale. Sarà implementato un portale d’ufficio unificato per dispositivi mobili, che realizzerà un sistema di ufficio mobile con portale unificato, messaggistica unificata e gestione unificata delle attività in sospeso per tutti i sistemi mobili.